Premier démarrage et première utilisation de BICS

Les informations fournies sur cette page vous aideront à vous mettre au travail lors du premier démarrage de BICS (après une installation à zéro). 

Conseil: Vous pouvez aussi imprimer le texte en utilisant les icônes d’impression en haut de cet écran.

Cliquez sur une des rubriques ci-dessous. Les liens <retour> vous permettent de revenir chaque fois à cette liste des rubriques.

• Premier démarrage et première utilisation de BICS:
  • Connexion et mise à jour des données de référence.
  • Saisie des données de navire et d’adresse.

La page « Utilisation de BICS => Manuels » répertorie les manuels d’utilisation et la documentation disponibles.
La page « Utilisation de BICS => Conseils et FAQ » fournit des conseils et des réponses aux questions fréquemment posées. 

Premier démarrage et première utilisation de BICS

Après l’installation de BICS vous devez lancer BICS une première fois pour effectuer quelques opérations:

• Télécharger les données de référence. BICS le fait automatiquement au premier démarrage, à condition de disposer d’une bonne connexion.
• Saisir au minimum un bateau (voir Saisie de navires), avant de pouvoir utiliser réellement BICS pour annoncer des voyages.
• Saisir votre adresse (voir Saisie d’adresses).
• Nous vous recommandons en outre de directement :
  • Modifier le mot de passe standard (bics2) et définir votre mot de passe (voir paramètres), important si votre ordinateur est aussi accessible à d’autres personnes ou à des inconnus!
  • Saisir vos principales adresses dans le carnet d’adresses de BICS.
  • Régler les préférences (voir Paramètres), par exemple le bateau par défaut.
  • Définir votre propre adresse e-mail et le serveur de messagerie , pour permettre l’envoi de vos informations avec BICS, comme les documents de transport et/ou CMNI.

Les principales opérations sont décrites ci-dessous au moyen d’exemples d’écrans.

Connexion et mise à jour des données de référence

Après l’installation, BICS ira chercher automatiquement les données de référence et les mettra à jour. Cela exige cependant une connexion à BICS.

Démarrage de BICS:

Après une installation réussie de BICS, vous pouvez lancer BICS par le biais du raccourci sur votre bureau ou en saisissant «http://localhost » dans la barre d’adresse de votre navigateur.
(Si un autre port http est utilisé lors de l’installation, il est automatiquement repris dans le raccourci. Lors de la saisie de l’adresse dans votre navigateur, vous devez cependant indiquer cet autre port, p. ex. : http://localhost:81).

Écran de connexion :

Chaque fois que vous lancez BICS, la fenêtre de connexion apparaît. Il s'agit d'une nouveauté de BICS. Cela permet à plusieurs utilisateurs ayant des droits d’accès différents d’utiliser BICS. La première fois, connectez-vous avec le nom d’utilisateur « bics2 » et le mot de passe « bics2 ». C’est le compte standard avec l’accès administrateur qui est automatiquement créé lors de l’installation. Ce compte vous donne tous les droits et vous permet de modifier tous les paramètres. Pour modifier le mot de passe par défaut ou créer d’autres utilisateurs, consultez la page « Utilisation de BICS => Démarrage rapide => Paramètres ». 

Exemple : écran de connexion BICS (une connexion avec le compte par défaut est possible après l’installation en utilisant bics2, bics2)

Après la connexion à BICS, l’écran principal de BICS ci-dessous apparaît, l’écran récapitulatif ou le « tableau de bord » :

Exemple : écran récapitulatif, qui est l’écran principal de BICS, également appelé tableau de bord.

L’écran principal offre les principales fonctionnalités suivantes:

• En haut à gauche, est indiqué le statut de la connexion , que vous pouvez modifier manuellement. On y trouve aussi les boutons permettant de définir le mode jour et nuit.
• En haut à droite se trouvent les options suivantes :
  • Déconnexion (quitter BICS).
  • Gestion des données administratives.
  • Modification des paramètres (système) et écran d’aide.
  • Importation et saisie d’un Nouveau voyage.
• Au milieu se trouve la section « Voyages », avec un aperçu des voyages introduits. Vous pouvez utiliser cette section pour gérer et/ou consulter le voyage sélectionné.
• Dans le bas, apparaît l’écran d’information « Mises à jour». Celui-ci affiche le statut des mises à jour du logiciel, des données de configuration et des données de référence. Il affiche également le numéro de la version installée et la date de dernière mise à jour.

Téléchargement des données de référence :

Attention: avant que vous puissiez utiliser BICS pour annoncer des voyages, le programme doit télécharger toutes les données de référence. Cette opération unique est effectuée automatiquement par le programme.

Le téléchargement des données de référence (env. 15 Mo) prend quelques minutes. Il exige une bonne connexion. L’indicateur en haut à gauche de l’écran principal doit afficher « Connecté ». Vous pouvez éventuellement régler/modifier manuellement le statut de connexion. 

Le téléchargement des données de référence se fera de préférence à l’arrêt. Il exige une bonne connexion stable. Si du Wi-Fi est disponible, nous vous conseillons de l’utiliser.

Dans le bas de l’écran récapitulatif de BICS se trouve le volet de mise à jour. Celui-ci affiche également le statut de mise à jour des données de référence (ligne du bas dans l’illustration).

Exemple : volet de mise à jour de BICS. Le statut des données de référence dans cet exemple indique les données mises à jour au 3 juillet 2014 et qu’aucune mise à jour n’est disponible

Si aucune date récente n’apparaît dans l’écran de mise à jour en regard de « Données de référence » (après le 1/1/1970), BICS n’a pas encore téléchargé toutes les données de référence et vous devez attendre la fin du téléchargement. Contrôlez dans ce cas si une communication est possible. Vérifiez aussi si vous voyez le message « Téléchargement en cours » et si le statut de la liaison est « Connecté ». Réglez-le éventuellement  manuellement sur « Connecté ». 

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Création de navires et d’adresses

Avant de pouvoir effectuer des annonces avec BICS, vous devez saisir certaines données administratives.

Saisie de navires

Vous devez au minimum introduire les données de votre bateau et/ou les barges fréquemment utilisées. Ces données sont nécessaires pour la création de voyages. Les données du bateau (Navires) s’introduisent via l’option « Données administratives => Navires » à partir de l’écran principal.

Exemple : Données administratives BICS (Navires et Carnet d’adresses)

Pour ajouter des nouveaux bateaux (bateaux et/ou barges), choisissez l’option « Coques » et cliquez sur le bouton « + Ajouter une nouvelle coque » dans l’écran « Données administratives » :

Vous pouvez généralement gérer les données existantes à l’aide des « boutons d’action ».

 => es boutons d’action de gauche à droite et leur signification:

• Copier, ici copier le bateau sélectionné pour l’utiliser comme base pour la saisie d’un nouveau bateau.
• Modifier (bouton « crayon »).
• Supprimer (bouton « corbeille »).

Lorsque vous choisissez d’ajouter un bateau, l’écran « Nouvelle coque » ci-dessous s’affiche. Vous pouvez y introduire les données d’un nouveau bateau (= automoteur ou barge).

Exemple : saisie d’une nouvelle coque (via Données administratives => Coques)

Les principaux champs de l’écran de saisie d’un navire (de haut en bas) sont:

• Nom : le nom (immatriculation) du bateau.
• Mode de transport : Navigation intérieure ou Navigation maritime (certains champs dépendent du mode choisi).
• Type d’identification et Identification : entrez le numéro d’immatriculation officiel. Numéro ENI, OFS ou ERN pour la navigation intérieure ou numéro IMO pour la navigation maritime.
   Votre bateau possède plusieurs numéros d’identification ? Vous pouvez, si vous le souhaitez, définir un bateau différent pour chaque identité : un numéro ENI pour un bateau de navigation intérieure et un numéro IMO pour un navire de mer.
• Type de navire : le type de bateau. Choisissez un code ou un nom dans la liste (par exemple : 8010 ou Automoteur).
• Double coque : indiquez si le bateau répond aux conditions d’un bateau à double coque selon les règlements ADN. Cette distinction est notamment importante pour déterminer la signalisation.
• Nationalité : pays où le bateau est immatriculé. Faites un choix dans la liste (par exemple : NL ou Pays-Bas).
• Lieu et date d’immatriculation : lieu et date de l’immatriculation.
• Propriétaire : nom du propriétaire. À choisir dans le carnet d’adresses. Les adresses doivent avoir été préalablement créées.
• Longueur, Largeur : dimensions du bateau. En mètres avec 2 décimales (= centimètres).
• Tirant d’eau max. : le tirant d’eau maximal à charge pleine.
• Hauteur : la hauteur maximale au-dessus de la ligne de flottaison (tirant d’air).
• Capacité de cargaison : capacité de cargaison maximale.
•  

(Les champs entourés d’un cadre épais sont obligatoires. S’ils ne sont pas remplis, les données ne pourront pas être enregistrées et le système affichera un avertissement).

Saisie d’adresses

De même que vous pouvez saisir des données de bateau, vous pouvez introduire des adresses dans un carnet d’adresses. Ce n’est pas obligatoire, mais bien pratique. Dans le carnet d’adresses, vous pouvez enregistrer des adresses et données de contact, que vous pourrez utiliser lors de la saisie de données de voyage. Cela peut être des expéditeurs et/ou destinataires de cargaisons, des adresses de facturation, des responsables, des propriétaires de bateaux, des membres d’équipage, etc. Il est recommandé d’introduire au minimum l’adresse de votre entreprise dans le carnet d’adresses, afin de pouvoir sélectionner directement ces données lorsque vous en avez besoin. 

Lorsque vous sélectionnez l’option « Données administratives -> Carnet d’adresses », le Carnet d’adresses BICS s’affiche et vous pouvez ajouter des adresses en cliquant sur « + Ajouter une nouvelle adresse ». L’écran « Nouvelle adresse » ci-dessous apparaît :

Exemple : saisie d’adresses BICS (via Données administratives -> Carnet d’adresses)

Les principaux champs de l’écran de saisie d’adresses sont :

• Identification : code d’identification de l’adresse. Cela peut être un code d’entreprise abrégé, des initiales ou tout autre code reconnaissable (champ obligatoire).
• Nom, Prénom et Civilité : nom de la personne et civilité éventuelle (M., Mme, etc.).
• Organisation : nom de l’entreprise ou de l’organisation. Spécifiez toujours ce nom, pour faciliter l’identification lors de sélections.
• Fonction : vous pouvez cocher la ou les fonctions correspondant à l’adresse. Par exemple : expéditeur de cargaison, destinataire, responsable des factures, etc. Plusieurs fonctions peuvent être sélectionnées en même temps.
• Données d’adresse, p. ex. : Rue, Code postal, Ville, Pays et Nationalité. Données d’adresse. Ces données sont notamment importantes si l’adresse sert d’adresse de facturation.
• Boîte aux lettres EDI : entrez ici une adresse EDI, le cas échéant. Vous devez compléter ce champ dans le cas d’un contact qui fait office de destinataire EDI supplémentaire.
• Adresse e-mail : vous pouvez spécifier ici l’adresse e-mail du destinataire supplémentaire de votre message BICS. Cela vous permet d’envoyer une copie du message (CC) à vous-même ou à un autre destinataire. Si le contact est utilisé comme destinataire supplémentaire (CC), vous devez spécifier cette adresse e-mail.
• Données personnelles, telles que : rang, date, lieu et pays de naissance, passeport, carte d’identité, livret de service. Ces données servent pour l’annonce de listes d’équipage et de passagers.
• Numéro de facture, numéro de débiteur ou de client (numéro d’administration financière), nécessaire pour une facturation éventuelle. Ces données sont importantes si l’adresse sert d’adresse de facturation.

Nous recommandons au minimum de compléter les champs suivants pour qu’une adresse soit utilisable dans l’application:

• Identification.
• Nom et Prénom.
• Organisation.
• Données d’adresse si l’adresse est utilisée comme adresse de facturation.
• Adresse e-mail, si vous voulez utiliser l’adresse comme destinataire supplémentaire des annonces BICS.

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