Veelgestelde vragen (FAQ)

BICS staat voor het Binnenvaart Informatie en Communicatie Systeem. Het is software waarmee binnenvaartschippers hun reis- en ladinggegevens elektronisch kunnen melden aan vaarwegbeheerders en havenautoriteiten.

BICS maakt gebruik van internationale standaarden voor elektronisch melden. Hierdoor kunnen de gegevens volgens gestandaardiseerde berichten worden uitgewisseld met aangesloten systemen in verschillende Europese landen. Of en hoe BICS op een bepaalde vaarweg kan worden gebruikt, is afhankelijk van de betreffende vaarwegbeheerder.

Meer informatie vindt u op de pagina Achtergrondinformatie over BICS.

Met BICS Lokaal en BICS Portal kunt u als binnenvaartschipper uw reis- en ladinggegevens elektronisch melden. Het belangrijkste verschil zit in de manier waarop u het systeem gebruikt.

BICS Lokaal is de installeerbare versie van BICS. U downloadt en installeert de software op uw computer of laptop. BICS Lokaal is beschikbaar voor Windows- en Linux-apparaten. Een belangrijk voordeel is dat BICS Lokaal kan worden gekoppeld aan externe systemen, zoals navigatiesoftware.

BICS Portal is de nieuwe en toekomstbestendige online versie van BICS. U hoeft geen software meer te installeren en updates worden automatisch uitgevoerd. U kunt BICS Portal via een internetbrowser gebruiken op verschillende apparaten, waaronder smartphones.

Ja. BICS voldoet volledig aan de vereisten van de elektronische meldplicht voor alle meldplichtige schepen. U hoeft alleen de gevraagde gegevens in te vullen; BICS verzorgt de verdere verwerking van uw elektronische reismelding.

BICS maakt gebruik van het ERINOT-bericht, dat voldoet aan de Europese standaard voor elektronisch melden. Meer informatie vindt u op de pagina Achtergrondinformatie over de elektronische meldplicht.

Welk apparaat u nodig heeft, hangt af van de versie van BICS die u wilt gebruiken:

BICS Lokaal is software die u installeert op een Windows- of Linux-computer of -laptop. Uw apparaat moet voldoen aan de minimale systeemeisen. BICS Lokaal is niet beschikbaar voor macOS (Apple) of mobiele apparaten.

BICS Portal is de online versie van BICS. U hoeft dus geen software te installeren. Een apparaat met een recente internetbrowser en een internetverbinding is voldoende. U kunt BICS Portal gebruiken op een computer, laptop, tablet of smartphone.

Voordat u BICS kunt gebruiken, moet u een aantal stappen doorlopen:

1. Maak een Rijkswaterstaat scheepvaartaccount aan: Rijkswaterstaat scheepvaartaccount aanmaken.
2. Vraag een meld-ID voor de gewenste versie van BICS aan: BICS-meld-ID aanvragen.
3. Nadat uw aanvraag voor een BICS-meld-ID is goedgekeurd, ontvangt u de Welkomstmail met stapsgewijze vervolginstructies.

Meer informatie over het aanvragen van een meld-ID voor BICS vindt u in de uitleg over de aanvraagprocedure van BICS.

De schipper is verantwoordelijk voor de volledige inhoud van de elektronische melding en voor het tijdig doorgeven van de juiste reis- en ladinggegevens aan de bevoegde autoriteiten. Dit geldt ook wanneer de melding wordt opgesteld of verzonden door een andere partij, zoals een rederij, bevrachter of terminal. De schipper blijft verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de melding.

Let als schipper op de volgende punten:

• Controleer of alle gegevens over de reis, de hoeveelheid lading en het stuwplan juist en volledig zijn, inclusief eventuele wijzigingen vlak voor vertrek.
• Maak duidelijke afspraken met de rederij, terminal of het kantoor over wie de elektronische melding verzorgt en wie wijzigingen doorgeeft.
• Controleer de ladinggegevens die u van terminals ontvangt, zoals containernummers, inhoud en gewicht. Laat onjuistheden corrigeren voordat de reis wordt vervolgd.
• Zorg ervoor dat wijzigingen in de reis- en ladinggegevens, waaronder tussentijdse laad- en loshandelingen, tijdig aan de bevoegde autoriteiten worden gemeld.

Meer informatie vindt u in de handleiding: Procedure elektronisch melden met BICS.

De demomodus is alleen beschikbaar in BICS Lokaal. Met deze modus kunt u de software uitproberen, bijvoorbeeld voor educatieve doeleinden of om vertrouwd te raken met de mogelijkheden van BICS.

In de demomodus heeft u geen Rijkswaterstaat scheepvaartaccount of BICS-meld-ID nodig. U kunt de functionaliteiten van BICS verkennen, maar géén berichten versturen in het kader van de elektronische meldplicht.

U kunt de demomodus inschakelen wanneer u BICS Lokaal na installatie voor de eerste keer opstart. Selecteer in de Wizard Eerste Gebruik bij stap 2, 'Demo-modus', de optie Ja.

Wilt u BICS later gebruiken om daadwerkelijk reismeldingen te versturen? Dan moet u een meld-ID voor BICS aanvragen en BICS Lokaal opnieuw installeren en configureren voor regulier gebruik.

Als recreatievaarder kunt u BICS alleen gebruiken als uw vaartuig beschikt over een officieel scheepsidentificatienummer dat voor elektronisch melden wordt geaccepteerd. Dat zijn uitsluitend een ENI-nummer ('Europanummer') of een IMO-nummer.

Heeft uw vaartuig geen geschikt identificatienummer, dan kunt u BICS niet gebruiken. U moet het vaartuig eerst officieel laten registreren en, indien van toepassing, een geschikt scheepsidentificatienummer aanvragen.

Welk wachtwoord u moet herstellen, hangt af van het account waarmee u problemen ondervindt.

Wachtwoord van uw Rijkswaterstaat scheepvaartaccount

Bent u het wachtwoord van uw Rijkswaterstaat scheepvaartaccount vergeten? Dan kunt u dit opnieuw instellen via de pagina voor wachtwoordherstel.

BICS-inlogwachtwoord (alleen BICS Lokaal)

Bij het starten van BICS Lokaal wordt u gevraagd om een gebruikersnaam en wachtwoord. De standaardinloggegevens zijn gebruikersnaam bics2 en wachtwoord bics2.

Heeft u andere inloggegevens ingesteld en kunt u niet meer inloggen? Neem dan contact op met de BICS-helpdesk voor hulp bij het herstellen van uw inloggegevens.

Ervaren gebruikers kunnen in dit geval ook proberen de standaardinloggegevens van BICS Lokaal zelf te herstellen via de Windows-opdrachtprompt. Gebruik hiervoor het commando dat bij uw BICS-versie hoort en controleer of het opgegeven bestandspad overeenkomt met uw installatie.

BICS Lokaal versie 5:

c:\bics2\current\bin\bics2cmd.bat reset-user-password BICS2_APP_USER BICS2_APP_USER_PASSWORD bics2 bics2

BICS Lokaal versie 6:

Sluit eerst de service bics2suite voordat u het volgende commando uitvoert:

c:\bics2\current\bin\bics2cmd.bat reset-user-password SA "" bics2 bics2

Een BICS-meld-ID is het identificatienummer van uw BICS. Het meld-ID bestaat uit negen cijfers en begint met 7000 bij BICS Lokaal en met 8000 bij BICS Portal. U kunt het vergelijken met een postbusnummer: het zorgt ervoor dat berichten op de juiste plek terechtkomen.

BICS maakt gebruik van de berichtendienst HERMES om verzonden en ontvangen berichten te routeren. Het meld-ID helpt HERMES om de herkomst van verzonden berichten te herkennen en binnenkomende berichten bij de juiste bestemming af te leveren.

In het geval van BICS Portal worden meld-ID's volledig op de achtergrond verwerkt. Dit gebeurt automatisch, zodat u hier als gebruiker niets van merkt en het meld-ID niet zelf hoeft te beheren. Alleen voor BICS Lokaal wordt dus een meld-ID getoond in uw Welkomstmail.

Dit wordt afgeraden wanneer u BICS Lokaal gebruikt. Uw meld-ID wordt door HERMES gebruikt om te bepalen naar welk apparaat berichten moeten worden afgeleverd. Als u BICS Lokaal op meerdere apparaten tegelijk gebruikt met hetzelfde meld-ID, kunnen berichten op het verkeerde apparaat terechtkomen. Dit kan uw informatievoorziening belemmeren.

Deze waarschuwing geldt alleen voor BICS Lokaal. Bij BICS Portal wordt het meld-ID op de achtergrond verwerkt; u hoeft dit als gebruiker niet zelf op meerdere apparaten in te stellen of te beheren.

Volg de onderstaande stappen om BICS Lokaal op uw computer te installeren. Kies de instructies die bij uw besturingssysteem horen.

Windows

1. Download de nieuwste versie van BICS Lokaal voor Windows via de BICS-downloadpagina.
2. Open het gedownloade installatiebestand met de naam BICS2-Install-6.x.x.jjjjmmdd.exe. Dit bestand staat standaard in de map C:\Gebruikers\\Downloads.
3. Volg de instructies van het installatieprogramma. Klik door totdat de installatie begint. Het kan voorkomen dat de voortgangsbalk tijdelijk niet verder lijkt te gaan. BICS is dan nog bezig met installeren. Wacht daarom enkele minuten totdat de installatie is afgerond.
4. Start BICS Lokaal via de snelkoppeling op uw bureaublad of open http://localhost in uw browser.

Linux

Let op: voer de installatie uit met beheerdersrechten. Hiervoor gebruikt u het commando sudo in een terminalvenster.

1. Download de nieuwste versie van BICS Lokaal voor Linux via de BICS-downloadpagina.

2. Open een terminalvenster en ga naar de map waarin het installatiebestand is opgeslagen. Als het bestand in uw downloadmap staat, gebruikt u:

   cd /home//Downloads

   Vervang door uw eigen gebruikersnaam.

3. Maak het installatiebestand uitvoerbaar met het volgende commando:

   chmod +x BICS2-Install-6.x.x.jjjjmmdd.bin

   Vervang 6.x.x.jjjjmmdd door de versie- en datumgegevens van het gedownloade bestand.

4. Start het installatieprogramma met beheerdersrechten:

   sudo ./BICS2-Install-6.x.x.jjjjmmdd.bin

   Gebruik hierbij de juiste versie- en datumgegevens van uw installatiebestand.

5. Volg de instructies van het installatieprogramma. Het kan voorkomen dat de voortgangsbalk tijdelijk niet verder lijkt te gaan. BICS is dan nog bezig met installeren. Wacht enkele minuten totdat de installatie is afgerond.
6. Start BICS Lokaal door http://localhost in uw browser te openen.

Installatielogbestand

BICS Lokaal maakt tijdens de installatie een logbestand aan. Dit bestand kan worden gebruikt om eventuele installatieproblemen te onderzoeken. U vindt het logbestand op de volgende locatie:

• Windows: C:\Gebruikers\\bics2-install.log
• Linux: /var/log/bics2-install.log

Krijgt u tijdens de installatie van BICS Lokaal een foutcode te zien? Dan is de installatie mogelijk mislukt en is BICS mogelijk niet correct geïnstalleerd. Probeer de volgende stappen om het probleem op te lossen:

1. Sluit andere programma's: Sluit alle andere applicaties, browsers en Verkenner-vensters voordat u de installatie opnieuw start.
2. Controleer de systeemeisen: Controleer of uw apparaat voldoet aan de minimale systeemeisen voor BICS Lokaal.
3. Controleer uw gebruikersrechten: Zorg ervoor dat u over de benodigde rechten beschikt om software te installeren. Afhankelijk van uw besturingssysteem zijn administrator- of rootrechten nodig.
4. Start uw apparaat opnieuw op: Probeer na het opnieuw opstarten BICS Lokaal opnieuw te installeren.

Blijft u een foutcode krijgen? Neem dan contact op met de BICS-helpdesk en vermeld indien mogelijk de foutcode. Zo kan de helpdesk u gerichter helpen.

Tijdens het installeren, opnieuw installeren of verwijderen van BICS Lokaal kunnen bestanden geblokkeerd zijn omdat ze nog in gebruik zijn. Probeer de volgende stappen om dit probleem op te lossen:

1. Start uw computer opnieuw op: Probeer na het opnieuw opstarten de installatie of verwijdering opnieuw uit te voeren.
2. Sluit alle openstaande programma's: Sluit onder andere internetbrowsers, bestandsverkenners, teksteditors en BICS Lokaal. Zorg er bij BICS Lokaal voor dat alle gebruikers zijn uitgelogd.

Hiermee voorkomt u dat bestanden of onderdelen van BICS Lokaal tijdens de installatie of verwijdering nog door andere programma's worden gebruikt.

Neem voor verdere ondersteuning contact op met de BICS-helpdesk wanneer bestanden na het uitvoeren van de bovenstaande stappen nog steeds geblokkeerd blijven.

Ervaren Windows-gebruikers kunnen proberen de toegangsrechten van de BICS-map te herstellen met behulp van een batchbestand (.bat). Dit script wijzigt de eigendoms- en toegangsrechten van bestanden in C:\BICS2. Voer het daarom alleen uit als u begrijpt wat de opdrachten doen en u over de benodigde beheerdersrechten beschikt.

Maak een bestand met de extensie .bat, plaats de onderstaande opdrachten erin en voer het bestand uit als administrator. Controleer vooraf of C:\BICS2 overeenkomt met de installatiemap van BICS op uw computer.

SET DIRECTORY_NAME="C:\BICS2"
TAKEOWN /f %DIRECTORY_NAME% /r /d y
ICACLS %DIRECTORY_NAME% /grant administrators:F /t
ICACLS %DIRECTORY_NAME% /reset /T
PAUSE

Let op: deze opdrachten wijzigen de rechten van bestanden en mappen. Als u twijfelt over het gebruik ervan, neem dan eerst contact op met de BICS-helpdesk.

Tijdens de installatie van BICS Lokaal kunt u instellen welke netwerkpoorten BICS gebruikt. Standaard zijn hiervoor HTTP-poort 80 en HTTPS-poort 443 ingesteld. Bij normaal gebruik hoeft u deze instellingen meestal niet te wijzigen.

In sommige situaties kan het nodig zijn om andere poorten te gebruiken. Dit kan bijvoorbeeld wanneer een andere applicatie op uw computer dezelfde poorten gebruikt of wanneer de netwerkconfiguratie moet voldoen aan specifieke eisen van uw organisatie.

Weet u niet welke poorten u moet instellen? Behoud dan de standaardinstellingen, tenzij uw systeembeheerder of de BICS-helpdesk u adviseert deze te wijzigen.

U kunt BICS Lokaal van uw computer verwijderen met behulp van het verwijderprogramma dat bij de installatie is meegeleverd. De stappen verschillen per besturingssysteem.

Let op: bij het verwijderen van BICS Lokaal worden ook uw lokale BICS-gegevens, zoals casco's en reizen, verwijderd. Zorg ervoor dat u gegevens die u wilt bewaren vooraf veiligstelt.

Windows

1. Open de map C:\BICS2\Uninstall en start het bestand Verwijder BICS2 installatie.exe.

   U kunt ook het Configuratiescherm openen, naar Programma's en onderdelen gaan, BICS2 selecteren en vervolgens op Verwijderen/Wijzigen klikken.

2. Volg de instructies van het verwijderprogramma om BICS Lokaal van uw computer te verwijderen.

macOS (Apple)

Voor het verwijderen van BICS Lokaal op macOS gebruikt u de Terminal. Deze instructies zijn van toepassing op installaties waarbij BICS in de map /Applications/BICS2 staat.

1. Open de Terminal-app.

2. Ga naar de map met het verwijderprogramma:

   cd /Applications/BICS2/Uninstall

3. Voer het verwijderprogramma uit:

   sudo ./uninstall.sh

4. Volg eventuele aanwijzingen op het scherm. Na afloop wordt de BICS-installatiemap onder /Applications verwijderd.

Linux

Voor het verwijderen van BICS Lokaal op Linux zijn beheerdersrechten nodig. Hiervoor gebruikt u het commando sudo in een terminalvenster.

1. Open een terminalvenster en ga naar de map met het verwijderprogramma:

   cd /opt/bics2/Uninstall/

2. Voer het verwijderprogramma uit:

   sudo "./Remove BICS2 Installation"

3. Volg eventuele aanwijzingen op het scherm. Na afloop wordt de BICS-installatiemap onder /opt verwijderd.

Map blijft achter na het verwijderen?

Het kan voorkomen dat u na afloop een melding krijgt dat een bepaalde map niet kan worden verwijderd. Controleer eerst of het verwijderprogramma volledig is afgerond en of er geen BICS-processen meer actief zijn. Verwijder de achtergebleven bestanden alleen handmatig als u zeker weet dat u de juiste map verwijdert.

Als u BICS Lokaal versie 5 handmatig hebt verwijderd en daarna BICS Lokaal versie 6 wilt installeren, kan de installatie mislukken wanneer de oude bics2mysql-service nog op uw computer aanwezig is. In dat geval kan het nodig zijn deze service eerst te verwijderen.

Volg de onderstaande stappen om de service in Windows te verwijderen.

Stap 1: Open de Opdrachtprompt als administrator

1. Open het Startmenu of druk op de Windows-toets.
2. Typ cmd in het zoekveld.
3. Klik met de rechtermuisknop op Opdrachtprompt in de zoekresultaten.
4. Kies Als administrator uitvoeren.

Stap 2: Verwijder de service

1. Typ in de Opdrachtprompt de volgende opdracht:

   sc delete bics2mysql

2. Druk op Enter om de opdracht uit te voeren.

Met deze opdracht geeft u Windows de opdracht om de service bics2mysql te verwijderen. Als de service op dat moment nog actief is, kan het verwijderen pas worden voltooid nadat de service is gestopt.

Controleer na afloop of de service is verwijderd voordat u de installatie van BICS Lokaal versie 6 opnieuw probeert.

Let op: voer deze opdracht alleen uit als u de oude MySQL-service van BICS Lokaal versie 5 wilt verwijderen. Controleer bij twijfel eerst of de service daadwerkelijk bij de oude BICS-installatie hoort.

Wanneer u een reis aanmeldt via BICS, doorloopt deze verschillende statussen. Aan de status kunt u zien of de reis nog moet worden verzonden, of de verzending wordt verwerkt en of de reis succesvol is afgeleverd bij het ontvangende autoriteitensysteem.

Een reis wordt als aangemeld beschouwd zodra deze de status 'Aangemeld' en een blauwe balk heeft.

Hoe controleer ik of mijn reismelding is verzonden en beantwoord?

In BICS kunt u in de Berichtengeschiedenis van de reis aan de datum- en tijdvelden zien hoever de aanmelding is gevorderd:

• Verzonden: wanneer de kolom 'Datum/tijd verzonden' een datum en tijd bevat, is de reis verzonden.
• Antwoord: wanneer de kolom 'Datum/tijd antwoord' een datum en tijd bevat, is er een antwoord ontvangen.

Wat betekent de status 'Aangemeld'?

De status 'Aangemeld' betekent dat de reis succesvol is verwerkt volgens de terugkoppeling van het ontvangende autoriteitensysteem. Autoriteitensystemen in Nederland, Vlaanderen en Duitsland sturen een bevestiging. Sommige systemen sturen niet standaard een antwoord terug; ook in dat geval kan de reis de status Aangemeld krijgen.

Wat moet ik doen bij de status 'Niet aangemeld'?

De status 'Niet aangemeld' verschijnt wanneer een afkeuring is ontvangen of wanneer het niet lukt om de reis af te leveren bij het ontvangende autoriteitensysteem.

Controleer de weergegeven foutcode en los de oorzaak op. Probeer daarna de reis opnieuw aan te melden. Lukt dit niet, neem dan contact op met de BICS-helpdesk.

Blijft uw reismelding hangen op de status 'Bezig met aanmelden' of lukt het niet om een reis te verzenden? Controleer dan eerst of het bericht daadwerkelijk is verzonden en of u een antwoord hebt ontvangen.

Controleer de berichtengeschiedenis

Ga naar de betreffende reis in BICS en klik op 'Berichtengeschiedenis'. Controleer de volgende velden:

• Datum/tijd verzonden: als dit veld is ingevuld, is het bericht verzonden vanuit uw BICS.
• Datum/tijd antwoord: als dit veld is ingevuld, is er een antwoord van de betreffende autoriteit ontvangen. Houd er rekening mee dat niet alle autoriteiten een bevestiging versturen.

Stappen om het probleem op te lossen

Lukt het verzenden niet of blijft de reis op 'Bezig met aanmelden staan'? Probeer dan de volgende stappen:

1. Controleer uw internetverbinding: Controleer of u verbinding hebt met internet en of het signaal sterk genoeg is. Langs sommige vaarwegen kan de netwerkdekking te beperkt zijn.
2. Controleer uw accountgegevens: Controleer of u de gegevens uit uw Welkomstmail correct hebt overgenomen in BICS. Doe dit vooral als u een authenticatiefout krijgt.
3. Controleer de foutmelding: Open de betreffende reis in BICS en bekijk of er een foutmelding wordt weergegeven. Volg de aanwijzingen in de melding.
4. Controleer uw virusscanner: Het is mogelijk dat uw beveiligingssoftware de communicatie van BICS blokkeert. Controleer de instellingen of vraag uw systeembeheerder om hulp.
5. Herstart uw apparaat: Start uw computer opnieuw op en probeer de reis opnieuw aan te melden.
6. Maak de reis opnieuw aan: Als de bovenstaande stappen niet helpen, voer de reis dan opnieuw in en probeer de nieuw aangemaakte reis aan te melden.

Blijft het probleem bestaan? Neem dan zo snel mogelijk contact op met de BICS-helpdesk.

Wat moet ik doen als elektronisch melden niet lukt tijdens mijn reis?

Als schipper blijft u verantwoordelijk voor het voldoen aan de elektronische meldplicht. Kunt u geen elektronische melding verzenden of ontvangt u geen bevestiging terwijl die wel wordt verwacht? Meld dit dan via de marifoon of op een andere manier bij de verkeerscentrale en volg de instructies van de bevoegde autoriteit.

Probleem met de uitrusting aan boord: als elektronisch melden niet mogelijk is door gebrekkige apparatuur aan boord, moet u het probleem oplossen voordat u de reis begint of voortzet. Zorg ervoor dat u de vereiste elektronische melding alsnog doet. Vaar niet zonder te voldoen aan de meldplicht een zone binnen waarvoor elektronische melding verplicht is.

Storing aan de wal of netwerkproblemen: als elektronisch melden niet mogelijk is door een storing bij de verkeerscentrale of andere walvoorzieningen, gebrekkige radiodekking of volledige netwerkuitval, neem dan vóór vertrek of voordat u de reis voortzet contact op met de verkeerscentrale. Maak afspraken over hoe en wanneer u de benodigde gegevens alsnog doorgeeft.

Hoe toon ik aan dat ik geprobeerd heb mijn reis aan te melden?

Als u moet aantonen dat u geprobeerd hebt uw reis elektronisch aan te melden, kunt u het transportdocument downloaden vanuit BICS:

1. Ga naar de betreffende reis.
2. Klik op 'Documenten'.
3. Selecteer 'Transportdocument'.
4. Klik op 'Downloaden'.

Bewaar dit document als bewijs van uw poging tot aanmelden. Het transportdocument vervangt niet automatisch de verplichte elektronische melding of eventuele afspraken met de verkeerscentrale.

Zodra een reis wordt aangemeld bij de autoriteit en de status ‘Bezig met aanmelden’ of ‘Bezig met annuleren’ heeft, kunt u de reis niet wijzigen. Pas nadat het bericht succesvol is verzonden en een eventuele bevestiging van de autoriteit is ontvangen, kunt u de reis opnieuw aanpassen of verwijderen.

In bijzondere gevallen, bijvoorbeeld wanneer een bevestiging uitblijft of er andere problemen optreden, kunt u de reismelding handmatig goed- of afkeuren. Dit is alleen mogelijk nadat het bericht is verzonden en de status ‘Verzonden’ heeft. Voer deze handeling altijd uit in overleg met de autoriteit. Controleer daarom eerst of de autoriteit de reismelding heeft ontvangen en verwerkt.

Had u een bevestiging verwacht, maar hebt u deze niet ontvangen? Neem dan contact op met de autoriteit om te controleren of de reismelding is ontvangen en verwerkt. Handel vervolgens als volgt:

• De reismelding is naar meerdere autoriteiten verzonden: als ten minste één autoriteit de reismelding heeft ontvangen en verwerkt, kiest u in de gebruikersinterface voor ‘Handmatig bevestigen’. Hiermee bevestigt u de aanmelding voor de autoriteiten die het bericht hebben ontvangen en verwerkt.
• De reismelding is naar één autoriteit verzonden: als deze autoriteit aangeeft dat de reismelding niet is ontvangen of verwerkt, kiest u voor ‘Handmatig weigeren’.

Let op: gebruik de functie ‘Handmatig goed- of afkeuren’ uitsluitend in bijzondere gevallen, niet bij normaal gebruik. Een handmatige goed- of afkeuring is zichtbaar op het transportdocument van de reis.

Op de Vlaamse vaarwegen is voor veel reizen een vaarwegvergunning vereist. De reisinformatie die u via BICS verstuurt, wordt hiervoor gebruikt. Ondervindt u problemen, bijvoorbeeld omdat uw reis onzichtbaar is bij een Vlaamse post of sluis? Controleer dan de volgende punten:

1. Gebruik het juiste eerste meldpunt

Kies bij het aanmaken van een reismelding het eerste meldpunt dat past bij uw situatie. Reist u bijvoorbeeld vanuit Nederland naar Vlaanderen en bent u de grens al gepasseerd voordat u in Vlaanderen meldplichtig wordt? Kies dan bij het aanmelden van uw reis als eerste meldpunt ‘VLAANDEREN, BRUSSEL EN WESTERSCHELDE (ERIBA)’ in plaats van IVS-Next.

Is uw reismelding niet zichtbaar bij een post of sluis in Vlaanderen? Klik dan in het hoofdscherm van BICS op ‘Reis heraanmelden’. Selecteer ‘VLAANDEREN, BRUSSEL EN WESTERSCHELDE (ERIBA)’ als meldpunt en klik op ‘Ok’.

2. Geef minimaal twee tussenpunten op

In Vlaanderen wordt de vaarwegvergunning gebaseerd op de route die de EuRIS-routeplanner berekent aan de hand van de locatiepunten in uw BICS-reismelding. Geef daarom minimaal twee tussenpunten binnen Vlaanderen op, zodat de routeplanner uw geplande vaarroute zo goed mogelijk kan bepalen. Kies bij voorkeur sluizen of andere kunstwerken langs uw route.

U kunt uw berekende route controleren in de EuRIS-routeplanner. Voer hiervoor uw vertrekpunt, bestemming en tussenpunten in.

3. Controleer de afmetingen van uw varende eenheid

De afmetingen van uw varende eenheid zijn mede bepalend voor de route die u kunt varen. Op de CEMT-kaart van EuRIS vindt u informatie over de maximaal toegelaten afmetingen op de Vlaamse vaarwegen en daarbuiten.

In uitzonderlijke gevallen kan een afwijking worden toegestaan. Neem hiervoor tijdig contact op met de RIS-dienst van De Vlaamse Waterweg NV.

4. Vermeld de juiste factuurgegevens

Voor de meeste beroepsvaartreizen in Vlaanderen zijn vaarrechten verschuldigd, ook bij leegvaart. Vermeld daarom bij elke reis de juiste klantgegevens en het bijbehorende btw-nummer.

5. Controleer de vertrek- en aankomstdatums

Controleer of u de juiste vertrek- en aankomstdatums hebt ingevoerd. Staat er een verkeerde datum in de reismelding? Annuleer de reis dan en meld een nieuwe reis aan met de juiste datums.

Gegevens corrigeren en de reis opnieuw aanmelden

Ontdekt u een onjuistheid in uw reismelding? Klik dan in het hoofdscherm van BICS bij de betreffende reis op ‘Wijzigen’. Pas de gegevens aan. Bevindt u zich in Vlaanderen, stel dan ook het eerste meldpunt in op ‘VLAANDEREN, BRUSSEL EN WESTERSCHELDE (ERIBA)’. Klik vervolgens op ‘Opslaan & aanmelden’ om de gecorrigeerde reis opnieuw aan te melden.

Blijven de problemen bestaan? Neem dan contact op met de BICS-helpdesk.

Meer informatie over elektronisch melden in Vlaanderen vindt u op www.visuris.be/meldtips.

Krijgt u bij het opstarten van BICS Lokaal de foutmelding ‘Localhost kan de webpagina niet vinden’? Dan werkt mogelijk een van de services die nodig zijn om BICS Lokaal te gebruiken niet goed. Herstart in dat geval uw computer en probeer BICS Lokaal opnieuw op te starten. Is de foutmelding daarmee niet verholpen? Neem dan contact op met de BICS-helpdesk.

Bent u een gevorderde gebruiker en gebruikt u BICS Lokaal op een Windows-computer? Dan kunt u proberen de benodigde services handmatig opnieuw op te starten via de Opdrachtprompt. Controleer of BICS Lokaal op de verwachte locatie is geïnstalleerd voordat u de commando's uitvoert. Voer deze stappen alleen uit als u weet hoe u de Opdrachtprompt als administrator gebruikt.

1. Open de Opdrachtprompt als administrator.

2. Voer het volgende commando uit en wacht totdat het is afgerond:

   C:\BICS2\current\bin\bics2ctrl.bat services off

   Heeft u eerder BICS Lokaal versie 5 op deze computer geïnstalleerd? Dan kunt u, indien nodig, oude services opschonen met het volgende commando:

   C:\BICS2\current\bin\bics2ctrl.bat services cleanup

3. Voer vervolgens het volgende commando uit en wacht totdat het is afgerond:

   C:\BICS2\current\bin\bics2ctrl.bat services on

4. Wacht ongeveer één minuut zodat de services volledig kunnen opstarten. Probeer daarna BICS Lokaal opnieuw te openen.

Vervoert u geen lading? Dan kunt u ook een lege reis aanmelden via BICS. Zo zijn de verkeersposten op de hoogte van uw reis. Het aanmelden verloopt grotendeels hetzelfde als bij een reis met lading. U voert de reisgegevens in, maar voegt geen ladingregels toe als u geen lading vervoert en er geen bijzondere meldverplichtingen gelden.

Wanneer moet ik ‘leeg van’ gevaarlijke (ADN-)lading melden?

Heeft u eerder gevaarlijke stoffen vervoerd en is de lading gelost? Dan kunnen er nog restanten van die stoffen aan boord aanwezig zijn, bijvoorbeeld in een laadruimte of tank. Voor gevaarlijke stoffen moet u daarom in de reismelding aangeven van welke gevaarlijke lading u leeg bent. Dit wordt aangeduid als ‘leeg van’.

Het melden van ‘leeg van’ maakt duidelijk welke gevaarlijke lading u eerder vervoerde en waarvan nog restanten aanwezig kunnen zijn. Deze informatie is van belang voor de beoordeling van de veiligheidsrisico’s en kan ook gevolgen hebben voor de vereiste seinvoering.

Hoe meld ik een reis waarbij ik ‘leeg van’ gevaarlijke lading ben?

1. Klik op ‘+ Nieuwe reis’ en voer de vereiste reisgegevens in.
2. Voeg bij de ladinggegevens de gevaarlijke stoffen toe waarvan u leeg bent en vink hierbij het vakje ‘Leeg van’ aan.
3. Controleer de ingevoerde gegevens en meld de reis aan zoals gebruikelijk.

Let op: ook als u geen lading meer vervoert, kan het noodzakelijk zijn om de eerder vervoerde gevaarlijke stoffen als ladingregels op te nemen. Volg hiervoor de toepasselijke ADN-voorschriften en de instructies die gelden voor uw reis.

BICS beschikt over een ‘Back-up & herstel’ functie die gebruikt kan worden om een back-up te maken van al uw casco’s en adresgegevens. Deze gegevens kunt u later weer in BICS laden. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer u BICS opnieuw installeert of op een ander apparaat gaat gebruiken.

Een back-up maken

1. Open BICS en klik in het menu op ‘Back-up & herstel’.
2. Klik op ‘Maak back-up’.
3. Het bestand backup.zip wordt automatisch gedownload. Dit bestand bevat uw casco’s en adresgegevens uit BICS.

Een back-up herstellen

1. Open BICS en klik in het menu op ‘Back-up & herstel’.
2. Klik op ‘Herstel back-up’.
3. Selecteer het eerder gedownloade bestand backup.zip.
4. Volg eventuele aanwijzingen in BICS. Na het herstellen zijn de casco’s en adresgegevens uit de back-up weer beschikbaar.

Wilt u cascogegevens herstellen vanuit een oudere versie van BICS? Raadpleeg dan de instructies voor het herstellen van cascogegevens uit een oudere BICS-versie.

Bestaat uw varende eenheid uit meerdere gekoppelde vaartuigen? Dan kunt u deze combinatie als een samenstel aanmelden in BICS. Hiervoor voegt u eerst alle betrokken vaartuigen toe aan uw casco’s en selecteert u ze vervolgens bij het aanmaken van de reismelding.

Stap 1: Voeg alle vaartuigen toe aan uw casco’s

Open het casco-menu in BICS en klik op ‘+ Casco’. Voeg alle vaartuigen die deel uitmaken van het samenstel toe. Controleer of de gegevens van ieder vaartuig correct zijn ingevuld.

Stap 2: Maak een nieuwe reis aan

1. Klik in het hoofdscherm van BICS op ‘+ Nieuwe reis’.
2. Ga naar het onderdeel ‘Varende eenheid’.
3. Selecteer bij ‘Casco’ het eerste vaartuig van uw samenstel.
4. Klik op ‘+ Casco toevoegen’ om het volgende vaartuig toe te voegen. Herhaal dit totdat alle vaartuigen van het samenstel zijn opgenomen.

Stap 3: Stel het samenstel in

1. Selecteer bij ‘Naamgevend schip’ het vaartuig dat naamgevend is voor het samenstel. Dit is doorgaans het vaartuig dat het samenstel aandrijft.
2. Selecteer het juiste samensteltype. U kunt BICS dit ook laten bepalen door op ‘Samenstel bepalen’ te klikken.
3. Controleer de afmetingen van het samenstel. Afhankelijk van het gekozen samensteltype vult BICS deze automatisch in.
4. Selecteer wanneer van toepassing de oriëntatie van het samenstel: ‘breed’ of ‘lang’.
5. Vul de actuele diepgang van het samenstel in.

Stap 4: Meld de reis aan

Vul de overige verplichte reisgegevens in en controleer of de gegevens van het samenstel correct zijn. Sla de reis vervolgens op en meld deze aan.

In BICS Lokaal vindt u het menu ‘Berichtendienstaccount’. Hier kunt u instellingen beheren die nodig zijn om veilig met BICS te werken en reismeldingen uit te wisselen met vaarweg- en havenautoriteiten. Het menu bevat de volgende onderdelen:

Rijkswaterstaat scheepvaartaccount

Via dit onderdeel kunt u in- en uitloggen met uw Rijkswaterstaat scheepvaartaccount. Inloggen is nodig om de toegang tot HERMES vanuit BICS te beveiligen en om berichten via BICS te kunnen versturen.

De benodigde inloggegevens vindt u in de Welkomstmail. Nadat u bent ingelogd, wordt u gevraagd het juiste meld-ID te selecteren. Alleen meld-ID's die gekoppeld zijn aan uw account worden getoond.

Automatisch doorsturen reismeldingen

Met deze instelling bepaalt u of uw reismeldingen automatisch worden gedeeld met vaarweg- en havenautoriteiten. Schakelt u deze optie uit, dan moet u uw reismeldingen zelf handmatig aanmelden bij iedere betrokken vaarweg- of havenautoriteit.

De Wizard Eerste Gebruik helpt u om BICS Lokaal voor het eerst in te stellen. De wizard verschijnt na een nieuwe installatie wanneer u BICS voor de eerste keer opstart en inlogt. Doorloop de stappen om BICS Lokaal te configureren, zodat u gelijk daarna reismeldingen kunt aanmaken en versturen.

Stap 1: Wachten op gegevens

BICS downloadt de nieuwste referentiedata. Deze stap voltooit zich automatisch.

Stap 2: Demo-modus

Kies of u BICS in demo modus wilt installeren. Voor normaal gebruik kiest u hier 'Nee'.

Stap 3: Importeren

Kies of u een back-up wilt importeren. Kies voor 'Overslaan' als u geen back-up wilt gebruiken.

Stap 4: Berichtendienstinstellingen

Klik op de knop 'Inloggen' en log in met uw Rijkswaterstaat scheepvaartaccount:

• Vul uw gebruikersnaam (zoals vermeld in uw Welkomstmail) of uw e-mailadres en het wachtwoord van uw account in en klik nogmaals op 'Inloggen'.
• Selecteer vervolgens het juiste meld-ID uit de lijst (zoals vermeld in uw Welkomstmail) en klik op 'Bevestigen'.

Stap 5: Adres afzender

Vul uw adresgegevens in, zoals vermeld in uw Welkomstmail:

• In het veld 'Organisatie / bedrijfsnaam' vult u de naam in van uw organisatie of bedrijf.
• In het veld 'Identificatie' vult u een zelfgekozen 3-letterige code in, bijvoorbeeld uw initialen.

Stap 6: Casco's

Vul de gegevens van minstens één schip in. Klik hiervoor op “+ Casco” en vul de gevraagde gegevens conform uw meetbrief in centimeters nauwkeurig in.

Let op: U bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die u in BICS invult; deze moeten overeenkomen met uw meetbrief. Het verstrekken van onjuiste gegevens kan een vlotte en veilige doorstroming van uw reis belemmeren.

De wizard afronden

Klik op 'Afronden' om de Wizard Eerste Gebruik af te ronden. BICS is nu gereed voor gebruik.

Dit artikel is uitsluitend van toepassing op BICS Lokaal, de installeerbare versie van BICS. De netwerkvereisten in dit artikel gelden niet voor BICS Portal.

BICS Lokaal heeft toegang tot bepaalde webadressen en netwerkpoorten nodig om goed te functioneren. Ondervindt u problemen met BICS Lokaal die mogelijk door uw netwerk worden veroorzaakt? Controleer dan of aan de onderstaande vereisten wordt voldaan.

Komt u er niet uit? Neem dan eerst contact op met uw netwerkbeheerder om de bereikbaarheid van de genoemde webadressen en poorten te laten controleren. Blijven de problemen bestaan, neem dan contact op met de BICS-helpdesk.

Benodigde webadressen

De volgende URL's moeten vanuit uw netwerk bereikbaar zijn:

• https://embis.nl/webservice/partner
• https://nlrdms.rws.nl/
• https://hs.bics.nl/

Benodigde netwerkpoorten

De volgende netwerkpoorten mogen niet worden geblokkeerd:

• HTTP: poort 80
• HTTPS: poort 443

Hebt u tijdens de installatie van BICS Lokaal andere poorten ingesteld? Controleer dan of deze poorten beschikbaar zijn en niet worden geblokkeerd.

Ondersteuning voor IP-protocollen

BICS Lokaal ondersteunt uitsluitend IPv4. IPv6 wordt niet ondersteund.

Via BICS kunt u een btw-nummer meesturen met uw elektronische reismelding voor de facturering van vaarrechten. Hiervoor moet u het btw-nummer toevoegen aan het juiste adres in uw adresboek en dit adres vervolgens als factuuradres selecteren bij de reismelding.

Stap 1: Voeg een btw-nummer toe aan een adres

1. Open het menu in BICS en ga naar ‘Adresboek’.
2. Klik op het potloodicoon naast een bestaand adres om dit te bewerken. U kunt ook een nieuw adres aanmaken.
3. Vul in het veld ‘BTW-nummer’ het geldige btw-nummer in en sla de gegevens op.

Stap 2: Selecteer het juiste factuuradres in uw reis

1. Maak een nieuwe reismelding aan of open de gegevens van een bestaande reismelding om deze te bewerken.
2. Selecteer bij ‘Factuuradres’ het adres waaraan u het btw-nummer hebt gekoppeld.
3. Controleer de gegevens voordat u de reismelding opslaat en aanmeldt.

Controleer bij iedere reismelding waarvoor vaarrechten worden gefactureerd of het juiste factuuradres is geselecteerd. Zo wordt het bijbehorende btw-nummer met de reismelding meegestuurd.

U kunt de gegevens van uw schip aanpassen via het casco-menu in BICS. Volg hiervoor de onderstaande stappen.

1. Klik rechtsboven in het hoofdscherm van BICS op de menuknop.
2. Selecteer ‘Casco's’.
3. U ziet nu een overzicht van uw casco's. Klik rechts naast het casco dat u wilt aanpassen op het potloodicoon.
4. Wijzig de gewenste gegevens en klik op ‘Opslaan’.

Let op: vul de afmetingen van uw schip op de centimeter nauwkeurig in volgens de gegevens op de meetbrief. Onjuiste scheepsgegevens kunnen problemen veroorzaken bij het verwerken van uw reismelding en bij het bepalen van de toegestane vaarroute.

Voor het melden van zeevaartcombinaties in BICS kunt u samensteltype 1602 'Sleepboot slepend (zee)' gebruiken. Dit samensteltype is uitsluitend toegestaan voor een beperkte groep zeevaartcasco’s.

Alleen de hieronder vermelde scheepstypen mogen deel uitmaken van een varende eenheid met samensteltype 1602. Andere zeevaart-scheepstypen kunnen niet in dit samenstel worden opgenomen.

Wanneer u scheepstypen combineert die niet zijn toegestaan, blijft het veld ‘Samensteltype’ leeg als u in BICS op ‘Samenstel bepalen’ klikt.

Toegestane scheepstypen voor samensteltype 1602

Let bij het samenstellen van uw zeevaartcombinatie op de toegestane scheepstypen en controleer welk vaartuig als naamgevend schip kan worden geselecteerd.