Achtergrondinformatie

• BICS
• De Elektronische meldplicht

BICS

In binnen- en buitenland zijn doelgroepschepen verplicht om reis- en ladinginformatie aan vaarwegbeheerders door te geven. Het Binnenvaart Informatie- en Communicatie Systeem (BICS) biedt hiervoor de mogelijkheid van elektronisch melden. Met strikt beveiligde elektronische verbindingen wisselen schepen en vaarwegbeheerders informatie uit. Schepen die aan de elektronische meldplicht moeten voldoen, kunnen hiervoor BICS gebruiken, terwijl niet-meldplichtige schepen vrijwillig elektronisch kunnen melden.

BICS is bekend onder schippers als de software op hun pc waarmee ze "BICS-berichten" versturen. Elektronisch melden versnelt en verbetert het verstrekken van gegevens, en zorgt voor strikte vertrouwelijkheid van zakelijke en privacygevoelige informatie. Hierdoor kunnen marifoonkanalen weer gebruikt worden voor nautisch- en veiligheidsverkeer. BICS bestaat sinds 1996 en is ontwikkeld om snel, eenvoudig en veilig gegevens uit te wisselen tussen schepen en vaarwegbeheerders.

BICS is dé Europese standaard voor elektronisch melden en kan gebruikt worden van Rotterdam tot aan de Zwarte Zee, aangepast aan de vereisten van verschillende vaarwegbeheerders. Het systeem is daarom meertalig en biedt een universele oplossing voor reis-, lading- en andere gegevensmeldingen.

Hoe werkt BICS?

BICS stuurt elektronische berichten over schip, opvarenden, reis en lading via beveiligde (mobiele) internetverbindingen naar vaarwegbeheerders en havenautoriteiten. Met BICS kan dit in heel Europa op dezelfde manier, in de landstaal van de schipper. BICS gebruikt gestandaardiseerde elektronische berichten (EDI) en is geschikt om te voldoen aan de elektronische meldplicht. Rijkswaterstaat heeft BICS in samenwerking met gebruikers ontwikkeld en is zowel inzetbaar op schepen, als aan de wal.

BICS-informatie wordt voornamelijk ontvangen door vaarwegbeheerders en havenautoriteiten. Deze informatie is essentieel voor een soepele en veilige verkeersafwikkeling, en het waarborgen van de bescherming van mens en milieu. Bij calamiteiten verschaft BICS snel inzicht of er gevaarlijke ladingen betrokken zijn en welke dat zijn.

Het uitwisselen van gegevens met BICS is snel, betrouwbaar en wordt strikt vertrouwelijk behandeld. Hierdoor is er geen noodzaak meer om privacygevoelige of zakelijke informatie via onbeveiligde verbindingen te communiceren. Dit ontlast marifoonkanalen en voorkomt dat onbevoegden meeluisteren, waardoor de privacy en veiligheid van de communicatie worden gewaarborgd.

Na installatie van BICS kunnen de vaste gegevens van het schip en veelgebruikte bakken eenvoudig worden vastgelegd in het programma. Belangrijke gegevens zoals de scheepsnaam, afmetingen, scheepstype en scheepsnummer zijn gemakkelijk op te roepen en automatisch beschikbaar bij elke nieuwe melding.

BICS bevat een uitgebreide set referentiegegevens die schippers nodig hebben om elektronische meldingen te doen. Deze informatie omvat namen van alle laad- en losplaatsen, ladingsoorten en precieze benamingen van alle toegestane gevaarlijke stoffen voor vervoer over water. Door deze vooraf ingevoerde gegevens zijn schrijffouten, onverstaanbaarheid en taalproblemen verleden tijd.  
Bij elke nieuwe reis worden alleen de veranderlijke gegevens ingevoerd, zoals vertrekhaven, bestemming, ladingstype, hoeveelheid, diepgang en aantal opvarenden. Deze gegevens kunnen vaak eenvoudig worden geselecteerd uit handige keuzelijsten.

De werking van BICS berust op moderne internettechnieken, waarbij BICS toegankelijk is via een internetbrowser. Het interessante aan BICS is dat het ook gebruikt kan worden in situaties zonder internetverbinding, dankzij de installatie van BICS-software op de eigen computer. Het verzenden van elektronische meldingen vereist uiteraard wel een internetverbinding van de schipper.

Handige extra's in BICS

Containervervoer 
Dankzij de samenwerking met stuwagesoftware van externe marktpartijen kunnen containerschepen probleemloos ladinginformatie uitwisselen met operators, terminals en anderen. Verstrekte ladinggegevens van verladers worden efficiënt verwerkt in een optimaal stuwplan via een stuwageprogramma in de boordcomputer. Deze externe stuwagesoftware zorgt ervoor dat het overtypen van informatie voor elektronisch melden overbodig is. BICS en de stuwagesoftware delen dezelfde gegevens, waardoor met één druk op de knop (container)ladinginformatie via BICS aan de autoriteiten kan worden gemeld.

Reizen- en ladingjournaal 
De BICS-software biedt de gebruiker de mogelijkheid om eenvoudig een reizen- en ladingjournaal bij te houden, een bedrijfsarchief op te bouwen en moeiteloos een volledig transport- of CMNI-document te genereren.

Vrijstelling voor maandelijkse papieren opgave aan CBS 
Schippers die elektronisch melden via BICS zijn vrijgesteld van de maandelijkse verplichting om in Nederland schriftelijk aan het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) op te geven wat zij vervoerd hebben. Elke BICS-melding genereert automatisch een kopie naar het CBS voor statistische doeleinden.

Internationaal bruikbaar en grensoverschrijdend

BICS is erkend als internationale standaard voor de uitwisseling van elektronische berichten tussen schepen en vaarweg- en havenbeheerders. De BICS-software wordt daarom standaard geleverd in meerdere talen: Nederlands, Duits, Frans en Engels. Gebruikers zien de schermen in de door hen gekozen taal. Alle lijsten in BICS, zoals ladingsoorten en ADN (Accord européen relatif au transport international des marchandises Dangereuses par voies de Navigation intérieure), zijn beschikbaar in de geselecteerde taal.

Aangezien schippers van verschillende nationaliteiten op de Europese binnenwateren varen, vergemakkelijkt meertaligheid grensoverschrijdend elektronisch melden. De verschillende vaarwegbeheerders en autoriteiten van elk land dat River Information Services (RIS) biedt, verwerken elektronische meldingen van schepen. Met BICS kunnen meldingen op een uniforme manier worden gedaan, omdat het gebruik maakt van internationale standaarden, ook wel ERI-berichten genoemd.

De ERI-standaarden worden in heel Europa ondersteund, waardoor voor een reis van Rotterdam naar Giurgiu in Roemenië, of van Hamburg naar Sête aan de Middellandse Zee, gegevens alleen bij vertrek hoeven te worden doorgegeven. Onderweg kan het schip volstaan met het doorgeven van eventuele kleine wijzigingen en een korte identificatie per marifoon bij het naderen van een verkeerspost, sluis, brug of haven. Dit efficiënte systeem maakt een soepele reis mogelijk, waarbij de gegevens slechts op bepaalde punten in de route worden bijgewerkt.

De Elektronische meldplicht

Wat is de Elektronische meldplicht?

Meldplichtige schepen moeten bepaalde reis- en ladinggegevens op elektronische wijze aanleveren aan de bevoegde autoriteiten. Deze verplichting staat o.a. beschreven in:

• Rijnvaartpolitiereglement (RPR Artikel 12.01)
• Communicatieregeling voor Rijksbinnenwateren (Artikel 2)
• Elektronische meldplicht voor binnenvaart Vlaanderen

De noodzaak voor de E-meldplicht ligt in het feit dat de gevolgen van een calamiteit met een schip kunnen worden beperkt, als de autoriteiten over zoveel mogelijk gegevens beschikken van o.a. het schip, de lading en het aantal opvarenden. Elektronische meldingen worden naast calamiteitenbestrijding ook ingezet voor diverse andere doeleinden, waaronder:

• Verkeersbegeleiding: Dit omvat strategische verkeersinformatie, sluis- en brugbeheer om de veilige en efficiënte doorstroming van schepen te waarborgen.
• Transportmanagement: Hierbij wordt gedacht aan haven- en terminalmanagement, het beheer van ladingen en vloten, om logistieke processen te stroomlijnen.
• Statistieken: Het verzamelen van gegevens via elektronische meldingen draagt bij aan het genereren van statistieken.
• Kosten voor gebruik van waterwegeninfrastructuur: Elektronische meldingen kunnen worden gebruikt om kosten in verband met het gebruik van waterwegeninfrastructuur vast te stellen en te innen.
• Grenscontrole: Elektronische meldingen kunnen bijdragen aan effectieve grenscontrolemaatregelen door de autoriteiten in staat te stellen de stroom van schepen en ladingen te controleren en te reguleren.
• Douanediensten: Elektronische meldingen zijn van belang voor douaneactiviteiten, zoals het volgen van de invoer en uitvoer van goederen en het handhaven van regelgeving met betrekking tot douaneformaliteiten.

Waar geldt de elektronische meldplicht?

De verplichting voor schepen die onderhevig zijn aan de meldplicht om elektronisch reis- en ladinginformatie te verstrekken, is van toepassing op verschillende waterwegen, waaronder de Rijn, evenals op alle wateren waar het Binnenvaartpolitiereglement (BPR) van kracht is.

Op welk moment moet een elektronische melding gemaakt worden?

Een meldplichtig schip moet een elektronische melding verzenden vóór het vertrekt of voordat het een van de eerdergenoemde riviergedeelten betreedt waar de meldplicht van kracht is. Bovendien is het noodzakelijk om bij elke wijziging in reis- en ladinggegevens een nieuwe elektronische melding te maken. Het gebruik van BICS maakt dit proces eenvoudig en efficiënt mogelijk.

Kan BICS gebruikt worden voor de elektronische meldplicht?

BICS produceert een berichttype dat voldoet aan de Europese standaard (ERINOT 1.3), wat ervoor zorgt dat de door u ingevoerde reis- en ladinggegevens te gebruiken zijn voor ontvangst door de bevoegde autoriteiten als een geldige elektronische melding.

Indien u niet verplicht bent om elektronisch te melden, staat het u vrij om alsnog vrijwillig gebruik te maken van BICS.

In welke landen is BICS bruikbaar?