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BICS erstmalig starten und benutzen

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Mithilfe der Informationen auf dieser Seite können Sie schnell anfangen mit dem Erststart der BICS-Software (nach einer „frischen“ Basis-Installation). 

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Die BICS-Software (erstmalig) starten und benutzen

Nach der Installation der BICS-Software müssen Sie die BICS-Software erst starten, um verschiedene einmalige Handlungen auszuführen:

  • Referenzdaten abrufen. Die BICS-Software führt dies beim ersten Start automatisch aus, sobald eine „Gute Verbindung“ anwesend ist.
  • Es muss mindestens ein Schiffsrumpf eingegeben werden, bevor Sie die BICS-Software auch tatsächlich zur Anmeldung von Reisen benutzen können.
  • Ihre eigene Adresse eingeben.
  • Weiterhin raten wir Ihnen, sofort die folgenden Handlungen auszuführen:

Die wichtigsten Handlungen werden nachfolgend anhand von Beispielfenstern beschrieben.

Anmelden und Referenzdaten aktualisieren

Nach der Installation wird die BICS-Software automatisch die Referenzdaten abrufen und aktualisieren. Dazu müssen Sie sich aber erst in der BICS-Software anmelden.

BICS-Software starten:

Nachdem Sie die BICS-Software erfolgreich installiert haben, können Sie BICS starten über die angelegte Verknüpfung auf Ihrem Desktop, oder indem Sie „http://localhost" in der (URL-) Adressleiste des von Ihnen bevorzugten Browsers eingeben.
(Wenn während der Installation ein abweichender http-Port verwendet wurde, wird dies automatisch in der Verknüpfung berücksichtigt). Bei der Eingabe der Adresse in Ihrem Browser müssen Sie diese abweichende Port jedoch ebenfalls berücksichtigen, z. B.: : http://localhost:81).

Anmeldefenster:

Jedes Mal, wenn Sie die BICS-Software starten, erscheint das Anmeldefenster. Dies ist eine Neuerung in der BICS-Software. So können mehrere Benutzer mit verschiedenen Zugangsrechten die BICS-Software benutzen. Beim ersten Mal melden Sie sich an mit dem Benutzernamen „bics2“ und dem Kennwort „bics2“. Das ist das Standard-Konto mit Administrator-Zugang, das im Laufe der Installation automatisch angelegt wird. Damit haben Sie alle Rechte und können Sie alle Einstellungen ändern. Wie Sie das Standard-Kennwort anpassen oder zusätzliche Benutzer anlegen können, lesen Sie auf der Seite „Benutzung von BICS => Schnell anfangen => Einstellungen". 

Beispiel BICS-Anmeldefenster
Beispiel: BICS-Anmeldefenster (nach der Installation ist die Anmeldung mit dem Standard-Konto mit bics2, bics2 möglich)

Nach dem Anmelden in der BICS-Software kommen Sie in das nachstehende BICS-Hauptfenster/Übersichtsfenster, die sogenannte Konsole:

Beispiel für das BICS-Hauptfenster (Konsole)
Beispiel: Übersicht, BICS-Hauptfenster, auch als Konsole bezeichnet.

Von diesem Hauptfenster aus sind die folgenden wichtigen Funktionalitäten verfügbar:

  • Links oben sehen Sie den Zustand der Kommunikationsverbindung Beispielfenster Kommunikationsstatus händisch anpassen, diesen können Sie händisch anpassen. Weiterhin finden Sie hier die Schaltflächen für den Tages-  und den Nachtstand.
  • Rechts oben finden Sie die Optionen für:
    • Abmelden (bei der BICS-Software abmelden).
    • Bearbeiten der Verwaltungsangaben.
    • Anpassen von (System-)Einstellungen und Hilfe-Fenster.
    • Importieren und Eingeben einer neuen Reise.
  • In der Mitte finden Sie den BereichReisen", mit einem Überblick der von Ihnen eingegebenen Reisen. Von diesem Bereich aus können Sie die gewünschte Reise bearbeiten und/oder betrachten.
  • Unten sehen Sie das Informationsfenster „Updates". Dieses zeigt den Status von Updates (Aktualisierungen) der Software, Konfigurationsdaten und Referenzdaten an. Außerdem sehen Sie hier die installierte Versionsnummer und das jeweils letzte Update-Datum.

Abrufen von Referenzdaten:

Hinweis: Bevor Sie mit der BICS-Software zum ersten Mal Reisen melden, muss das Programm erst alle Referenzdaten abrufen. Dabei handelt es sich um eine einmalige Aktion, die vom Programm automatisch ausgeführt wird.

Das Abrufen der Referenzdaten (~15 MByte) nimmt einige Minuten in Anspruch. Eine Voraussetzung dafür ist aber eine gute Verbindung. Der Indikator links oben im Hauptfenster muss „Gute Verbindung" anzeigen. Ggf. können Sie den richtigen Verbindungsstatus händisch einstellen/anpassen

Wir empfehlen Ihnen, den Abruf der Referenzdaten laufen zu lassen, wenn Ihr Schiff still liegt. Dafür wird eine gute, stabile Verbindung benötigt. Wenn WLAN/Wi-Fi verfügbar ist, empfehlen wir Ihnen, das WLAN/Wi-Fi zu nutzen.

Unten im BICS-Übersichtsfenster  sehen Sie das Update-Feld. Hier wird auch der Status der Referenzdaten-Updates gezeigt (untere Zeile in der Abbildung).

Beispielfenster Referenzdaten-Update (Erstmalige Inbetriebnahme)
Beispiel: BICS-Update-Feld. Der Status der Referenzdaten in diesem Beispiel ist aktualisiert bis zum 3. Juli 2014, und es sind keine Updates verfügbar)

Wenn Sie im Update-Bildfenster bei „Referenzdaten“ kein aktuelles Datum (nach dem 1.1.1970) sehen, hat die BICS-Software noch nicht alle Referenzdaten abgerufen, d.h. Sie müssen erst noch abwarten, bis alles heruntergeladen ist. Kontrollieren Sie in diesem Fall auch, ob die Kommunikation möglich ist. Kontrollieren Sie auch ob Sie die Meldung „Download läuft“ sehen und ob der Verbindungsstatus auf „Gute Verbindung“ steht. Ggf. stellen Sie diesen Status händisch auf „Gute Verbindung“. 

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Schiffsrumpf- und Adressenangaben anlegen

Bevor Sie mit der BICS-Software Reisen melden können, müssen zuerst verschiedene Verwaltungsangaben eingegeben werden.

Schiffsrümpfe eingeben

Hier geben Sie mindestens die Schiffsrumpfangaben Ihres Schiffs und/oder von häufig verwendeten Schubleichtern ein. Diese Angaben werden beim Anlegen von Reisen benötigt. Die Schiffsangaben (Rümpfe) werden vom Hauptfenster aus eingegeben über die Option „Verwaltungsangaben => Rümpfe“

Beispielfenster BICS-Verwaltungsangaben
Beispiel: BICS-Verwaltungsangaben (Rümpfe und Adressbuch)

Neue Rümpfe (Schiffe und/oder Leichter) können Sie vom Fenster „Verwaltungsangaben" aus hinzufügen: Wählen Sie erst die Option „Rümpfe“, und anschließend die Schaltfläche „+ Neuen Schiffsrumpf hinzufügen":
Beispielfenster Hinzufügen von Schiffsrumpfangaben
Wenn Sie vorhandene Angaben in der BICS-Software bearbeiten wollen, ist dies meistens mithilfe der sogenannten „Aktion"-Schaltflächen möglich.

Beispielfenster Aktion-Schaltflächen => Aktion-Schaltflächen und ihre Bedeutung, von links nach rechts:

  • Kopieren der Angabe, in diesem Beispiel handelt es sich um das Kopieren des ausgewählten Schiffsrumpfs als Ausgangsbasis für einen neu einzugebenden Schiffsrumpf.
  • Anpassen der Angabe mithilfe des „Schreibstift-“Symbols.
  • Löschen der Angabe mithilfe der „Papierkorb-“Schaltfläche.

Nach dem Hinzufügen eines Schiffsrumpfs kommen Sie in den nachstehenden Schirm „Neuer Schiffsrumpf". Darin können Sie die Angaben für einen neuen Schiffsrumpf (=Schiff oder Leichter) eingeben.

Beispielfenster Eingeben von Schiffsrumpfangaben
Beispiel: Neuen Schiffsrumpf eingeben (über Verwaltungsangaben => Schiffsrümpfe)

Die wichtigsten Felder im Schiffsrumpf-Eingabefenster (von oben nach unten) sind:

  • Name: der (eingetragene) Name des Schiffs/des Schiffsrumpfs.
  • Transportmodus: Binnenschifffahrt oder Seeschifffahrt (bestimmte Eingabefelder sind von dem gewählten Transportmodus abhängig).
  • Kennungstyp und Kennung: geben Sie hier die offizielle Schiffsnummer ein - die ENI-, OFS- oder ERN-Nummer für die Binnenschifffahrt oder die IMO-Nummer für die Seeschifffahrt.
     Hat Ihr Schiff mehrere Kennungen? Dann können Sie auf Wunsch für jede Kennung einen gesonderten Schiffsrumpf eingeben: als Binnenschiff mit einer ENI-Nr. und als Seeschiff mit einer IMO-Nr.
  • Schiffsrumpftyp: der Schiffstyp. Geben Sie einen Typencode oder eine Bezeichnung aus der Auswahlliste ein (beispielsweise: 8010 oder Motorfrachtschiff).
  • Doppelwandig: gibt an, ob der Schiffsrumpf die Anforderung an eine doppelwandige Konstruktion gemäß ADN erfüllt. Dies ist u.a. wichtig für die Bestimmung der Signalführung.
  • Nationalität: das Land, in dem der Schiffsrumpf registriert ist. Sie können das Land aus der Auswahlliste auswählen (beispielsweise: NL oder Niederlande).
  • Registrierungsort und -datum: Ort und Datum der Registrierung.
  • Eigner: Name des Eigners. Kann aus der Adressendatei ausgewählt werden. Die Adressen müssen vorher angelegt worden sein.
  • Länge, Breite: Abmessungen des Schiffs. Diese müssen eingegeben werden in Metern mit 2 Dezimalstellen (= Zentimetern).
  • Max. Tiefgang: der maximale Tiefgang bei vollständiger Beladung.
  • Höhe: die Fixpunkthöhe, d. h. der maximale Abstand von der Wasserlinie bis zum höchsten unbeweglichen Teil des Schiffs.
  • Tragfähigkeit: die maximale Tragfähigkeit.

(Die Eingabefelder, die fett umrandet sind, sind Pflichtfelder. Wenn hier keine Eingabe erfolgt, können die Angaben nicht abgespeichert werden; das System gibt dann eine Warnung).

Eingeben von Adressen

Ähnlich wie bei der Eingabe von Schiffsrumpfangaben können Sie auch Adressbuch-Angaben eingeben. Diese Angaben sind zwar nicht verpflichtend, aber besonders praktisch. In das Adressbuch können Sie Adressen- und Kontaktinformationen aufnehmen, die bei der Eingabe von Reiseangaben benutzt werden können. Denken Sie z.B. an Absender und/oder Empfänger von Ladungen, Rechnungsdaten, Verantwortliche, Schiffseigner, Besatzung usw. Wir empfehlen Ihnen, mindestens die Adressenangaben Ihrer Firma in das Adressbuch einzugeben, sodass Sie diese Angaben sofort auswählen können, wo diese eingetragen werden sollen. 

Nachdem Sie die Option „Verwaltungsangaben => Adressbuch" gewählt haben, kommen Sie in das BICS-Adressbuch. Hier können Sie über die Schaltfläche „+ Neue Adresse hinzufügen“ neue Adressen hinzufügen. Anschließend erscheint das nachstehende Eingabefenster „Neue Adresse":

Beispielfenster Eingabe von Adressenangaben
Beispiel: Eingeben von Adressen in die BICS-Software (über Verwaltungsangaben => Adressbuch)

Die wichtigsten Felder im Adressen-Eingabefenster sind:

  • Identifikation: der Identifikationscode für diese Adresse. Dabei kann es sich um einen verkürzten Firmencode, um Initialen oder um einen anderen erkennbaren Code handeln (Pflichtfeld).
  • Nachname, Vorname und Anrede: der Name der Person sowie die eventuelle Anrede (Herr/Frau).
  • Organisation: Firmenname oder Name der Organisation. Füllen Sie dies immer aus, damit dies bei der Eingabe von Auswahlmöglichkeiten erkannt wird.
  • Funktion: Hier können Sie die Funktion(en) ankreuzen, die zu dieser Adresse gehören. Beispielsweise: Ladungsabsender, Empfänger, Rechnungsverantwortlicher usw. Es sind mehrere Optionen gleichzeitig möglich.
  • Adressenangaben, wie z.B.: Straße, PLZ, Stadt, Land und Staatsbürgerschaft. Die Adressenangaben sind u.a. wichtig, wenn die Adresse als Rechnungsadresse benutzt wird.
  • EDI-Postfach: Hier können Sie eine EDI-Adresse eingeben. Falls ein Kontakt als zusätzlicher EDI-Empfänger auftritt, müssen Sie dies eingeben.
  • E-Mail-Adresse: Hier können Sie eine E-Mail-Adresse für den zusätzlichen Empfänger Ihrer BICS-Meldung angeben. Damit können Sie eine Kopie (CC) an sich selbst oder an einen anderen Empfänger verschicken. Wird der Kontakt als weiterer Empfänger (CC) benutzt, müssen Sie diese E-Mail-Adresse angeben.
  • Personalien, wie z.B. Rang, Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland, Reisepass, Personalausweis, Dienstbuch. Diese Angaben sind wichtig für die Anmeldung von Besatzungs- und Fahrgastlisten.
  • Rechnungsnummer: Die Debitoren- oder Kundennummer, oft auch als Fibu-(Finanzbuchhaltungs-)Nummer bezeichnet, die für die eventuelle Fakturierung benötigt wird. Diese ist wichtig, wenn die Adresse als Rechnungsadresse benutzt wird.

Wir empfehlen Ihnen, zur Verbesserung der Brauchbarkeit dieser Adresse in der Anwendung für eine Adresse die folgenden Felder auszufüllen:

  • Kennung.
  • Nachname und Vorname.
  • Organisation.
  • Adressenangaben, wenn die Adresse als Rechnungsadresse benutzt wird.
  • E-Mail-Adresse, wenn Sie die Adresse als zusätzlichen Empfänger der BICS-Meldung benutzen wollen. 

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