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Saisie et annonce d’un voyage

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Cette page vous aidera à prendre rapidement en main la saisie et l’annonce de voyages.

Conseil: vous pouvez aussi imprimer le texte en utilisant les icônes d’impression en haut de cet écran.

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La page « Utilisation de BICS => Manuels » répertorie les manuels d’utilisation et la documentation disponibles.

 


 

Saisie et annonce d’un voyage simple

Dans BICS, la saisie de données de voyage et de cargaison peut se faire en mode Basique ou Avancé. Normalement, BICS est configuré par défaut pour opérer en mode Basique, qui est aussi recommandé pour une utilisation normale par les Bateliers et Chargeurs pour leurs annonces électroniques. Le mode Basique est aussi celui qui est utilisé pour les descriptions de BICS sur ce site web.

La saisie et l’annonce d’un nouveau voyage se composent globalement des étapes suivantes:

  • Lancement de la saisie d’un nouveau voyage, à l’aide du bouton « Nouveau voyage ».
  • Remplissage de l’écran « Nouveau voyage », qui comporte les sections suivantes : Voyage, Unité de navigation et Cargaison (y compris l’éventuelle Matrice de suivi des conteneurs).
  • L’enregistrement du voyage.
  • L’annonce (envoi de messages) du voyage.

(Les champs entourés d’un cadre épais sont obligatoires. S’ils ne sont pas remplis, les données ne pourront pas être enregistrées et le système affichera un avertissement).

Saisie des données de voyage et de cargaison

La saisie d’un nouveau voyage commence en cliquant sur le bouton « Nouveau voyage » dans l’écran principal de BICS ou en important un voyage à l’aide du bouton « Importer un voyage » (voir écran ci-dessous).

 Attention : des changements dans la cargaison et/ou le convoi doivent être considérés comme le point de départ d’un nouveau voyage et donc annoncés comme un nouveau voyage!.

Exemple d’écran de sélection : saisie d’un nouveau voyage

Choisissez ensuite, si vous y êtes invité, le mode Basique. Apparaît alors l’écran de saisie « Nouveau voyage » ci-dessous:

Exemple d’écran Saisie des données de voyage (mode basique)
Exemple : saisie d’un nouveau voyage en mode Basique.

Les principaux champs de saisie pour un nouveau voyage sont les suivants:

Section Voyage:

  • Départ et Destination: choisissez dans la liste (tapez les premières lettres pour voir apparaître une liste d'options).
  • Premier point de contrôle: en fonction de l’emplacement de départ, vous pouvez choisir parmi un certain nombre d’options. Le 1er point de contrôle détermine l’autorité à laquelle est envoyée votre annonce ; si vous partez des Pays-Bas, il s’agit généralement d’IVS-Next.
    De manière générale, vous devez choisir le premier point de contrôle relevant de la région d’où vous partez, le plus souvent le premier poste de trafic le plus proche sur votre route.
    Quelques instructions pour le choix du 1er point de contrôle:
    • Au départ des Pays-Bas, choisissez le poste de trafic (IVS-Next) sur votre route.
    • Au départ de l’Allemagne, choisissez le poste de trafic correspondant à la région d’où vous partez.
    • Au départ de la Belgique, choisissez l’autorité des voies navigables belge ou le poste de trafic néerlandais le plus proche, si vous naviguez vers les Pays-Bas à partir de la frontière (et souhaitez vous annoncer directement aux Pays-Bas).
  • Le nombre total de personnes à bord.
  • La signalisation, à savoir le nombre de cônes. Si vous avez introduit toute la cargaison, vous pouvez aussi demander à BICS de déterminer la signalisation.

Section Unité de navigation:

  • Type: Navire unique ou Convoi si vous naviguez avec des barges.
  • Navire, sélectionnez ici le nom de votre bateau (vous pouvez aussi utiliser les préférences pour définir le nom de votre bateau comme bateau par défaut, afin que ce nom soit pré-rempli).
    Après avoir choisi le bateau (pas dans le cas d’un convoi), vous pouvez indiquer les dimensions qui divergent éventuellement pour ce voyage.
    Si vous avez opté pour un convoi (voir écran ci-dessous), ce champ offre la possibilité d’ajouter des bateaux au convoi et vous devez spécifier le type de convoi et les dimensions.
    Exemple d’écran : section Unité de navigation pour un convoi
    Exemple : données d’unité de navigation dans un voyage (convoi)

     Conseil: il est possible de définir de nouveaux bateaux sans quitter l’écran de saisie du voyage en utilisant l’option « Données administratives -> navires » (voir Création de navires), après quoi vous pouvez sélectionner le nouveau bateau dans la section Unité de navigation.

Section Cargaison:

Vous pouvez ajouter des marchandises (cargaison) via le bouton « + Ajouter des marchandises » , après quoi l’écran Saisie de marchandises suivant apparaît:

Exemple de l’écran de saisie de marchandises 
Exemple : saisie de marchandises dans un voyage

Les principaux champs de l’écran de saisie « Marchandises » sont:

  • Connaissement: un connaissement sert à regrouper les marchandises qui ont les mêmes lieux de chargement et de déchargement (vous ne devez normalement pas remplir vous-même ce champ).
  • Lieu de chargement et déchargement: rempli par défaut avec les données de voyage. Vous pouvez au besoin modifier les lieux de chargement et/ou de déchargement ou choisir un connaissement déjà introduit précédemment (combinaison d’un lieu de chargement et d’un lieu de déchargement) via le champ « Connaissement ».
  • Forme de transport (selon la forme choisie, des champs de saisie supplémentaires peuvent s’afficher):
    • Vrac: transport de marchandises sèches en vrac, généralement non conditionnées et directement chargées dans l’espace de chargement du bateau, par exemple : CHARBON, SABLE, CÉRÉALES, etc. (voir l’écran de saisie Marchandises, Vrac).
    • Conteneur: transport de conteneurs, lesquels peuvent contenir des marchandises dangereuses ou non. Des champs supplémentaires sont affichés pour les cargaisons de type conteneurs, tels que le numéro de conteneur, son type et la position d’arrimage (voir l’écran de saisie Marchandises, Conteneur).
    • Navire-citerne: transport de marchandises liquides en vrac, généralement chargées dans un ou plusieurs espaces de chargement du bateau, par exemple : LAIT, ESSENCE, etc. (voir l’écran de saisie Marchandises, Navire-citerne).
  • Navire: le bateau dans lequel se trouve / est transportée la marchandise. Par défaut, ce champ contient le bateau de désignation ; si la cargaison se trouve dans une barge, vous devez le sélectionner explicitement et la barge doit faire partie du convoi.
  • Produits dangereux O/N: s’il s’agit de produits dangereux (selon ADN), vous devez indiquer Oui, pour pouvoir choisir la substance dans la liste ADN. Si vous choisissez Non, la liste des produits non dangereux (liste de codes HS) est affichée.
  • Marchandises: sélectionnez ici le nom de la marchandise / la substance dangereuse. Selon l’option choisie sous « Produits dangereux », vous pouvez choisir parmi une liste de produits dangereux (ADN) ou non dangereux (HS).
    Vous pouvez sélectionner les marchandises par nom ou code (p. ex. numéro VN pour les produits dangereux ou code HS (Harmonised System) pour les produits non dangereux). Si les noms sont trop longs, BICS affiche une infobulle avec le texte complet lorsque vous passez dessus avec la souris. La loupe du côté droit vous permet d’effectuer une recherche étendue sur des champs/éléments que vous spécifiez.
    Exemple d’écran Marquer des données de références comme favori Conseil: dans toutes les listes de sélection affichées dans BICS, vous pouvez marquer certains éléments comme favoris en utilisant le symbole favori (une étoile) sur la droite. P. ex. : des substances que vous transportez souvent ou des lieux où vous allez régulièrement. Les favoris, qui sont toujours affichés en haut des listes de sélection, facilitent la sélection dans divers champs de saisie.
    Exemple d’écran Sélection des marchandises 
    Exemple : sélection d’une substance dangereuse dans l’écran de saisie des marchandises.
  • Vide : vaut uniquement pour des produits dangereux, par exemple si des gaz résiduels sont encore présents (« vide » implique un poids de 0,000 tonne).
  • Ne pas inclure dans les cônes : cette option permet d’indiquer que cette substance dangereuse ne doit pas être reprise dans la signalisation, ce qui est notamment le cas pour les substances satisfaisant aux quantités dites « Limited » et/ou « Excepted » selon ADN 3.4 et 3.5.
  • Numéro, type et lieu d’arrimage du conteneur : entrez ici les données du conteneur (si la forme de transport sélectionnée est « Conteneur »).
  • Poids de la marchandise en tonnes (précision en kilogrammes à indiquer).
  • Emballages intérieurs et nombre d’emballages : ces champs facultatifs permettent d’indiquer les quantités (nombre de colis) et/ou les types d’emballages intérieurs de la marchandise (p. ex. : AUTOS, « Non conditionné », nombre = 80 ou ESSENCE, en Fûts, nombre = 20). Ces informations peuvent notamment servir pour les marchandises transportées en conteneurs.

Enfin, vous pouvez enregistrer la ligne de marchandises introduite à l’aide du bouton « Ajouter à la cargaison ».

Section Matrice de suivi des conteneurs:

Pour remplir la matrice de suivi des conteneurs, où vous devez indiquer les totaux de conteneurs à bord (si vous transportez des conteneurs), cliquez sur le bouton « Modifier la matrice de suivi des conteneurs » (dans le bas de la partie Cargaison de l’écran de saisie du voyage). Si des lignes de cargaison comportent des conteneurs et que vous répondez oui à la question « Déterminer automatiquement la matrice de suivi des conteneurs », le système effectuera un comptage et l’introduira par défaut dans la matrice. Vous pourrez ensuite le modifier. L’écran Matrice de suivi des conteneurs se présente comme suit:

Exemple d’écran de saisie Matrice de suivi des conteneurs (nombres de conteneurs) 
Exemple : matrice de suivi des conteneurs ; 10 conteneurs vides de 20 pieds, 5 conteneurs chargés de 20 pieds et 4 conteneurs chargés de 40 pieds ont été saisis manuellement (alors que le système avait calculé 0)

Les principaux champs de l’écran de saisie « Matrice de suivi des conteneurs » sont:

  • Nombres de conteneurs chargés et vides de 20 à 29 pieds (ces nombres comprennent les éventuels conteneurs de moins de 20 pieds).
  • Nombres de conteneurs chargés et vides de 30 à 39 pieds.
  • Nombres de conteneurs chargés et vides de 40 pieds et plus.

Vous pouvez utiliser le bouton « Utiliser les valeurs calculées » pour confier au système le soin de déterminer lui-même les nombres sur la base des lignes de cargaison introduites pour ce voyage et comportant des conteneurs. Si vous modifiez ou complétez ensuite manuellement ces chiffres, le système le retiendra et il indiquera que la matrice de suivi des conteneurs a été modifiée manuellement. Si la matrice de suivi des conteneurs a été modifiée manuellement et que des lignes de cargaison sont ajoutées ou modifiées, le système demandera à nouveau s’il doit calculer la matrice de suivi des conteneurs. Si vous acceptez, le système effectuera un nouveau comptage et vos modifications manuelles seront écrasées.

À la fin de la saisie de la cargaison, vous pouvez demander au système de déterminer la signalisation en cliquant sur le bouton « Déterminer la signalisation » dans le haut de la section Voyage de l’écran de saisie d’un voyage.

Enfin, vous pouvez enregistrer le voyage introduit à l’aide du bouton « Enregistrer le voyage » Exemple d’écran Bouton Enregistrer un voyage  (en bas à droite). Si vous ne souhaitez pas enregistrer les données saisies, vous pouvez retourner à l’aperçu en cliquant sur le bouton « Aperçu » Exemple d’écran Retour à l’aperçu du voyage (ne PAS enregistrer les données de voyage éventuellement modifiées) (en haut à gauche) (en haut à gauche). Si vous confirmez, toutes les dernières modifications apportées à ce voyage seront perdues.

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Annonce d’un voyage (envoyer les messages)

Après avoir introduit ou modifié un voyage, vous pouvez l’annoncer par voie électronique en cliquant sur le bouton « Annoncer » de ce voyage (vous devez préalablement développer le voyage en question)).
Dans l’écran principal, les voyages pour lesquels une action est souhaitée (notamment les voyages qui peuvent être annoncés) sont identifiés par un symbole (voir l’encadré rouge).

Exemple d’écran Voyage à annoncer 
Exemple : voyage à annoncer, marqué (développer d’abord le voyage pour pouvoir l’annoncer)

Vous pouvez développer des voyages en cliquant quelque part dans la surface blanche de ce voyage dans l’écran d’aperçu ci-dessus, après quoi vous obtiendrez les diverses actions possibles (boutons). Selon l’état du voyage, certains boutons seront disponibles ou non.

Exemple d’écran Gestion d’un voyage (notamment Annoncer) 
Exemple : gestion d’un voyage (notamment Annoncer)

L’annonce/envoi d’un voyage s’effectue en cliquant sur le bouton « Annoncer » (dans le voyage développé), ce qui fait apparaître l’écran « Annoncer ».

Dans l’écran d’annonce ci-dessous, vous pouvez éventuellement utiliser le bouton « Ajouter une adresse » pour ajouter une ou plusieurs adresses personnelles où le message EDI sera envoyé (en copie). Cette fonction CC n’est généralement nécessaire que dans des cas spéciaux.

Exemple d’écran Annonce d’un voyage 
Exemple : annonce d’un voyage (envoyer)

 Attention: pour pouvoir envoyer réellement des messages, l’état de la communication (en haut à gauche) doit être « Connecté ». En l’absence de connexion (p. ex. état de communication = Aucune connexion), le système restera à l’état « Envoi en cours » jusqu’à qu’il dispose d’une connexion et puisse tenter d’envoyer le message. Au besoin, réglez manuellement l’état de la communication sur « Connecté » pour arrêter éventuellement le processus « envoi en cours » et « libérer » le voyage pour pouvoir le corriger et/ou le clôturer.

Lorsque vous choisissez « Annoncer », le statut du voyage passe de « Planifié » à « Envoi en cours », comme dans l’illustration ci-dessous:

Exemple d’écran Annonce du voyage en cours

 Attention: vous ne pouvez PAS effectuer des opérations sur un voyage qui a le statut « Envoi en cours », aussi longtemps qu’aucune réponse à l’annonce n’a été reçue de l’autorité compétente. Certaines autorités n’envoient pas de réponses ; dans ce cas le voyage prendra directement l’état Annoncé dès l’envoi réussi du message.

Après le statut « Envoi en cours », les possibilités sont les suivantes:

  • Message correctement délivré dans la boîte aux lettres : le champ Message envoyé est maintenant complété avec une date et une heure.
    Selon que BICS attend une réponse ou non, le statut « Envoi en cours » sera maintenu jusqu’à ce qu’une réponse soit reçue (cela peut durer facilement 5 à 15 minutes, selon vos réglages).
    Si BICS n’attend aucune réponse (p. ex. en Allemagne), le voyage prendra le statut « Annoncé » dès que l’envoi aura réussi.
    Si BICS attend une réponse (p. ex. aux Pays-Bas), le voyage ne prendra le statut « Annoncé » qu’après réception d’une réponse positive.
    Dans le cas où BICS attend une réponse et est « en cours d’annonce » (le message a été envoyé et BICS attend la réponse), vous avez aussi la possibilité de générer manuellement une réponse à l’aide d’un des liens « Confirmer manuellement » ou « Refuser manuellement » dans l’écran ci-dessous (option à n’utiliser qu’en cas de pannes).
    Exemple d’écran Message envoyé (en attente d’une réponse)
    Dès qu’une réponse positive a été reçue, la date et l’heure de la réponse sont insérées et le voyage devient Annoncé (voir l’écran ci-dessous).
    Exemple d’écran Voyage annoncé (réponse positive)
    Si une réponse négative a été reçue, la date et l’heure sont également remplies, mais le message est refusé et le voyage reçoit le statut « Pas annoncé ».
  • Message refusé, le message n’a pas pu être délivré/envoyé (le plus souvent en raison d’une erreur de réglage, d’une panne de communication) et aucune date ni heure n’est indiquée pour la réponse. Si vous avez reçu une réponse négative (voir ci-dessus), le message sera refusé, mais une date et une heure seront inscrites dans le champ Réponse.
    Si le message ne peut pas être délivré ou est refusé/rejeté, le voyage prend le statut « Pas annoncé » (voir l’écran ci-dessous).
    Exemple d’écran Voyage Pas annoncé (message refusé)
    Dans les journaux de communication (\BICS2\current\log\comm), vous pourrez éventuellement retrouver la cause du refus et/ou les erreurs de communication.
    Si vous ne parvenez pas à envoyer le message, contactez le service d’assistance de BICS pour obtenir de l’aide.

À la fin de l’état « Envoi en cours », le voyage aura finalement le statut « Envoyé » ou « Non envoyé » (voir aussi le diagramme fonctionnel).

Exemple d’écran Voyage annoncé avec succès, peut maintenant être à nouveau géré. 
Exemple : voyage avec le statut Annoncé, peut maintenant être géré (modifié, annulé, réannoncé ou clôturé).

Si le voyage a le statut « Annoncé », vous pouvez éventuellement l’annuler à l’aide du bouton « Annuler l’annonce » ou l’annoncer à nouveau auprès d’une autre autorité à l’aide du bouton « Réannoncer » (voir Réannoncer).

Si le statut du voyage est « Annoncé » ou « Pas annoncé », vous pouvez au besoin le modifier à l’aide du bouton « Modifier » et le corriger éventuellement pour, ensuite, annoncer à nouveau le message modifié (à l’aide du bouton « Annoncer des modifications »). Vous pouvez aussi clôturer le voyage à l’aide du bouton « Clôturer », auquel cas le voyage est déplacé vers l’onglet « Clôturé » et ne peut plus être géré. Pour le reste, les voyages pour le même bateau sont, si possible, automatiquement clôturés par l’application BICS dès que vous annoncez un nouveau voyage pour ce bateau (fonctionnalité « Auto close » de BICS).

Exemple d’écran Voyage clôturé, ne peut PLUS être géré. 
Exemple : voyage avec le statut Clôturé, qui ne peut plus être géré.

Si le voyage est finalement clôturé, vous pouvez le retrouver dans l’onglet « Clôturé » de l’aperçu. Ce voyage ne peut plus être géré. Vous pouvez toutefois imprimer les données du voyage, les copier pour annoncer un nouveau voyage et/ou les exporter (à des fins d’archivage et/ou de réutilisation éventuelle).

Si vous êtes assujetti à l'annonce obligatoire et que vous ne pouvez satisfaire à l'obligation d'annonce électronique avec BICS, , vous pouvez contacter le Service d'assistance téléphonique BICS 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 (en dehors des horaires d'ouverture cités : uniquement en cas d'urgence concernant l'obligation d'annonce électronique et BICS).

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Consultation des données de voyage (impression d’un voyage)

Il est toujours possible de consulter toutes les données d’un voyage au moyen du Document de transport. Le Document de transport (au format PDF) que vous pouvez imprimer ou envoyer par e-mail récapitule toutes les données de voyage, de cargaison et de communication (messages).

Pour imprimer le Document de transport, utilisez le bouton « Imprimer » dans l’écran de gestion du voyage (développé) ci-dessous:

Exemple d’écran Gestion d’un voyage (notamment Imprimer) 
Exemple : gestion d’un voyage (notamment Imprimer)

Pour l’impression, vous avez le choix entre les formats suivants:

  • Document de transport, contient toutes les données de voyage, cargaison et messages (très utile si vous voulez un récapitulatif de toutes vos données de voyage et de cargaison sur papier).
  • Document CMNI : document de transport conforme à la norme CMNI (uniquement possible si vous avez aussi entré les données de cargaison).

Exemple d’écran Imprimer un voyage 
Exemple : imprimer un voyage comme document PDF ou l’envoyer par e-mail

Les documents PDF (imprimés) créés de cette manière se retrouvent généralement sous la forme de fichiers PDF (« CMNI xxxxxx.pdf » ou « TRANSPORT xxxxxx.pdf ») dans la section Téléchargements de votre navigateur et/ou dans le dossier de téléchargement correspondant sur l’ordinateur.

 

Les manuels qui se trouvent dans la section « Utilisation de BICS => Manuels » fournissent des informations complémentaires sur l’utilisation de BICS.

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Envoi des journaux et consultation des informations de version de BICS

En cas de problèmes avec l’annonce de voyages et/ou l’utilisation de BICS, vous pouvez toujours contacter le service d’assistance de BICS. Dans la plupart des cas, le Service d’assistance demandera d’envoyer les journaux de BICS (ne les envoyez qu’à la demande du Service d’assistance).

L’envoi des journaux à une adresse de votre choix peut se faire à partir de BICS à l’aide de l’option Aide (en haut à droite). L’écran suivant apparaît alors:

Exemple : écran d’aide de BICS (envoi des journaux) 
Exemple : écran d’aide de BICS (envoi des journaux)

Dans l’écran d’aide ci-dessus, vous pouvez voir la version de BICS que vous utilisez, consulter les notes de publication et envoyer les journaux. Le numéro de version de BICS et les notes de publication se trouvent du côté gauche de l’écran.

Les journaux à envoyer sont répartis comme suit:

  • Journal de communication : journalisation liée à la communication, notamment les erreurs d’envoi, réception de messages par le biais du service de messagerie RWS et/ou d’autres services de messages configurés (serveurs de messagerie).
    (le journal de communication se trouve généralement dans le répertoire \BICS2\current\log\comm)
  • Journal de l’application : journalisation système sur le fonctionnement de l’application, notamment erreurs d’importation, exportation.
    (le journal de l’application se trouve généralement dans le répertoire \BICS2\current\log\system)
  • Journal de mise à jour : journalisation des mises à jour effectuées, notamment les mises à jour des données de référence et de l’application.
    (le journal de mise à jour se trouve généralement dans le répertoire \BICS2\current\log\update)

Vous pouvez adresser les journaux destinés au service d’assistance de BICS à: helpdesk@bics.nl (ou une autre adresse indiquée).
Les journaux choisis seront envoyés par BICS dans un fichier zip contenant tous les journaux disponibles dans le répertoire spécifié.

Vous pouvez consulter vous-même les journaux (si vous le souhaitez) en ouvrant les fichiers journaux dans les répertoires indiqués (à l’aide d’un explorateur) ou en vous les envoyant à vous-même.

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