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Quelques paramètres importants de BICS

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Cette page vous aidera à prendre rapidement en main le réglage et la configuration de BICS après son installation. Elle décrit certains paramètres importants fréquemment utilisés.

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Cliquez sur une des rubriques ci-dessous. Les liens <retour> vous permettent de revenir à cette liste des rubriques.

La page « Utilisation de BICS => Manuels » répertorie les manuels d’utilisation et la documentation disponibles.

 


 

Quelques paramètres importants

Les paragraphes qui suivent décrivent les principaux paramètres et possibilités de configuration, tels que le bateau présélectionné, la création d’utilisateurs de BICS, la la modification de vos données de compte BICS et le réglage de votre propre adresse e-mail.

Réglage des préférences (notamment bateau par défaut)

L’option « Paramètres -> Paramètres utilisateur » permet de définir quelques préférences pour chaque utilisateur, telles que :

  • Compte – changer le mot de passe de l’utilisateur actif (connecté) : vous-même.
  • Préférences – définir certains pré-réglages pour la saisie (notamment sélection du bateau par défaut).
  • Langue – changer le paramètre de langue pour l’utilisateur actif (connecté). Celui-ci « voit » alors BICS dans sa propre langue une fois qu’il est connecté. Cela peut être une autre langue que celle dans laquelle BICS a été installé. Après réglage et confirmation de la modification, vous êtes déconnecté et devez à nouveau vous connecter.

Exemple de l’écran Paramètres de BICS (réglage des préférences)
Exemple : écran Paramètres de BICS (réglage des préférences)

L’option « Préférences » du milieu permettant notamment de choisir le nom de votre bateau comme pré-réglage. Cela vaut aussi pour la forme de transport. Le réglage des préférences s’effectue au moyen de l’écran ci-dessous.

Exemple d’écran Réglage des préférences utilisateur de BICS 
Exemple : réglage des préférences utilisateur

Le bateau sélectionné et la forme de transport, une fois enregistrés, sont désormais proposés comme présélections et remplis lors de la saisie de voyages pour cet utilisateur. Le bateau défini par défaut (nom et numéro) s’affiche aussi en haut à droite de l’écran principal.

Si vous êtes batelier et naviguez le plus souvent avec le même bateau, nous vous conseillons de définir votre propre bateau comme présélection. Ces données seront ainsi automatiquement remplies lors de la saisie de voyages.

Le pré-réglage que vous choisissez comme « Type de transport par défaut » est utilisé lors de la saisie des informations de cargaison.

L’option « Affichage » est prédéfini sur « Basique ». Nous recommandons de conserver ce réglage. L’option « Avancé » n’est pas prévue pour une utilisation normale. Ce mode d’affichage sert à l’envoi de messages complémentaires, tels qu’un plan de voyage.

Après leur modification, les paramètres changés sont activés. Vous devrez éventuellement vous connecter à nouveau, p. ex. si vous avez modifié la langue.

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Définition du mot de passe personnel (connexion à BICS)

Après l’installation de BICS, un utilisateur par défaut est automatiquement créé (utilisateur « bics2 », mot de passe « bics2 »). Cet « utilisateur par défaut » possède des droits de gestionnaire et peut modifier tous les paramètres de BICS.

 Conseil: nous recommandons de modifier l’utilisateur par défaut « bics2 » directement après l’installation, notamment le mot de passe. Ne manquez pas de le faire si votre ordinateur se trouve dans un environnement où des inconnus peuvent avoir accès au PC ou s’il fait partie d’un réseau.

Pour définir ou modifier un mot de passe, vous devez être connecté. Le réglage s’effectue au moyen de l’option « Paramètres => Paramètres utilisateur => Compte". 

Exemple de l’écran Paramètres de BICS (réglage des préférences) 
Exemple : écran Paramètres de BICS, modification du mot de passe personnel (option Compte)

Après avoir choisi l’option Compte => Modifier, vous pouvez modifier le mot de passe personnel de l’utilisateur connecté. Le mot de passe doit comporter au minimum 5 caractères.

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Création ou modification d’utilisateurs de BICS

L’application BICS vous permet de créer plusieurs utilisateurs ayant chacun ses propres privilèges (autorisations) et de créer ou modifier des paramètres si vous avez des droits d’administrateur. Après l’installation de BICS, un utilisateur et un groupe par défaut sont automatiquement créés : utilisateur « bics2 » avec le mot de passe « bics2 » et le groupe « bics2_administrators » disposant de tous les droits (voir aussi Modifier un mot de passe personnel).

Les (autres) utilisateurs de BICS peuvent se connecter sous leur propre nom à BICS et ont alors accès aux fonctionnalités que vous leur avez attribuées. La configuration des droits (autorisations) s’effectue en définissant des groupes, à l’aide de l’option « Données administratives => Groupes », puis en associant des utilisateurs déterminés à un groupe.

Chaque utilisateur de BICS possède notamment ses propres options de configuration suivantes:

  • Nom d’utilisateur et mot de passe (modifiable par l’utilisateur).
  • Fonctionnalités conformément à la définition du Groupe auquel l’utilisateur est affecté.
  • Travail avec un bateau spécifique (bateau par défaut).
  • Langue de l’interface utilisateur (après sa connexion).

Pour ajouter ou gérer des utilisateurs, utilisez l’option « Données administratives => Utilisateurs » ci-dessous:
Exemple d’écran Nouvel utilisateur de BICS 
Exemple : données administratives de BICS, ajout/gestion d’utilisateurs

L’écran ci-dessus permet de gérer des utilisateurs existants ou d’ajouter de nouveaux utilisateurs. La gestion d’un utilisateur existant s’effectue en utilisant les boutons d’action (Exemple d’écran Boutons d’action pour le traitement de données) du côté droit de l’élément.

Lorsque vous cliquez sur le bouton « + Ajouter un nouvel utilisateur », l’écran suivant apparaît:

Exemple d’écran Nouvel utilisateur de BICS
Exemple : ajout d’un nouvel utilisateur de BICS

Pour un nouvel utilisateur de BICS, vous pouvez compléter les éléments suivants:

  • Nom d’utilisateur : le nom de connexion du nouvel utilisateur, avec lequel il pourra se connecter au système BICS.
  • Mot de passe : le mot de passe de cet utilisateur (sensible aux majuscules/minuscules). Le mot de passe doit comporter au minimum 5 caractères. Après s’être connecté, l’utilisateur pourra modifier son mot de passe personnel à l’aide de l’option « Paramètres => Paramètres utilisateur => Compte » (voir Définition du mot de passe). 
  • Autorisé pour le navire : si vous choisissez « Tous les navires », cet utilisateur pourra voir et saisir les voyages de tous les bateaux ; si vous choisissez « Navire spécifique », il pourra uniquement voir et saisir les voyages correspondant au bateau que vous spécifiez.
  • Vous pouvez gérer les groupes à l’aide de l’option « Données administratives => Groupes ». Après l’installation, le groupe « bics2_administrators » est automatiquement créé, avec toutes les autorisations (droits).
    Pour chaque groupe, vous pouvez définir les autorisations/droits suivants (seuls sont répertoriés les principaux droits) :
    • Gestion des utilisateurs : le droit de créer et/ou de gérer les utilisateurs et les groupes de BICS.
    • Gestion des paramètres système : le droit de gérer les divers paramètres du système, tels que : compte de messagerie, paramètres avancés, etc.
    • Gérer les données de référence locales : le droit de créer et/ou de gérer des bateaux et/ou des adresses.
    • Gestion des voyages : le droit de saisir et/ou gérer des voyages.
    • Envoi ERINOT : le droit d’annoncer des voyages et d’envoyer notamment les messages de voyage et de cargaison ERINOT.
    • Archivage des dossiers : le droit d’archiver des voyages clôturés.
    • Utilisation des services : le droit d’utiliser les services BICS (pour des applications externes).

L’utilisation de groupes est surtout importante si vous partagez une installation BICS avec plusieurs utilisateurs (p. ex. Chargeur) et souhaitez définir des droits différents selon les groupes d’utilisateurs. Par exemple, dans un environnement de bureau, les voyages pourraient être saisis par l’administration et annoncés par un autre utilisateur après validation.

 Attention: pendant l’installation, un groupe par défaut « bics2_administrators » est créé, qui est attribué l’utilisateur par défaut « bics2 ». De ce fait, l’utilisateur par défaut « bics2 » possède initialement tous les droits !

Quelques exemples de groupes :

  • Un groupe « gestionnaire système », uniquement responsable des paramètres système et de la gestion des utilisateurs, pourrait avoir les droits suivants:
    • « Gestion des utilisateurs », pour créer des utilisateurs et/ou gérer les utilisateurs existants.
    • « Gestion des paramètres système », pour pouvoir modifier les paramètres système.
  • Un groupe « administration », responsable uniquement de la saisie de voyages, pourrait avoir les droits suivants :
    • « Gestion des données de référence locales », pour pouvoir saisir de nouveaux bateaux et/ou de nouvelles adresses.
    • « Gestion des voyages », pour créer des voyages et/ou annoncer les voyages existants.
  • Un groupe « batelier », responsable de l’annonce des voyages, pourrait avoir les droits suivants :
    • « Gestion des données de référence locales », pour pouvoir saisir de nouveaux bateaux et/ou de nouvelles adresses.
    • « Gestion des voyages », pour créer des voyages et/ou annoncer les voyages existants.
    • « Envoi ERINOT », pour envoyer les messages sur les voyages et les cargaisons à l’autorité des voies navigables.
    • « Archivage des dossiers », pour archiver les dossiers clôturés.

Les manuels (qui se trouvent dans la section « Utilisation de BICS => Manuels ») fournissent des informations complémentaires sur la configuration des utilisateurs et groupes d’utilisateurs avec les autorisations (droits) à définir par groupe.

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Modification d’un compte de messagerie

Après l’installation, vous pouvez changer les données de votre compte de messagerie, par exemple si vous avez commis une erreur pendant l’installation ou si vos données ont été modifiées entre-temps.

Le compte de messagerie est utilisé uniquement pour l’envoi des messages aux autorités et l’envoi des journaux. Tous les autres messages (p. ex. envoi des documents de transport en PDF) seront envoyés via le compte de messagerie (personnel) à configurer par ailleurs, via « Paramètres => Paramètres système => Autre compte de messagerie ».

Vos données de compte dans BICS, que vous avez déjà fournies pendant l’installation, se composent des éléments suivants:

  • Compte de messagerie : votre compte BICS, composé d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe, qui vous ont été envoyés après l’introduction d’une demande de compte BICS (données de boîte aux lettres BICS).
  • Données de contact : votre nom et votre adresse, qui seront notamment utilisés comme expéditeur.

Vous pouvez modifier ces données de compte à l’aide de l’option « Paramètres => Paramètres système => Compte de messagerie » à partir de l’écran Aperçu:

Exemple d’écran Paramètres de BICS (option Paramètres système)
Exemple : paramètres de BICS, option Paramètres système (Compte de messagerie)

 Attention : l’écran Paramètres système comporte aussi une option « Paramètres avancés », qui permet de modifier divers paramètres système (techniques). Cette option ne peut servir que si vous connaissez bien les paramètres techniques, ou à la demande du service d’assistance. La modification de certains paramètres peut influer sur le fonctionnement de BICS, et éventuellement sur la quantité de trafic de données. Soyez donc prudent avant de modifier les paramètres avancés ; en général, vous ne devez rien y changer.

Lorsque vous choisissez « Compte de messagerie => Modifier », l’écran de modification ci-dessous s’affiche:

Exemple d’écran Compte de messagerie BICS, modifier
Exemple : compte de messagerie BICS, modifier

Les principaux champs de cet écran de modification du compte sont:

  • Nom d’utilisateur : votre nom d’utilisateur, à savoir le numéro de boîte aux lettres 7000 (votre compte BICS), qui vous a été envoyé dans le « Courrier de bienvenue » en réponse à votre demande de compte BICS. Ce numéro 7000 est aussi une partie de votre adresse e-mail du service de messagerie.
  • Mot de passe : le mot de passe de votre service de messagerie, tel qu’il vous a été envoyé lors de la demande d’un compte BICS.
  • Serveur SMTP : le serveur de messagerie du service de messagerie BICS utilisé pour pouvoir envoyer des messages (défini automatiquement lors de l’installation, il ne doit généralement pas être modifié).
  • Serveur POP3 : le serveur de messagerie du service de messagerie BICS utilisé pour pouvoir recevoir des messages (défini automatiquement lors de l’installation, il ne doit généralement pas être modifié).
  • Adresse e-mail (BICS) : l’adresse e-mail BICS associée à votre compte (la première partie est votre nom d’utilisateur – numéro 7000 – et la deuxième partie est un service de messagerie spécifique, à savoir @edi.bics.nl).
  • Identification de l’expéditeur : identification de l’expéditeur du message EDI, qui est repris dans l’en-tête de message envoyé par votre système (généralement, votre numéro 7000).
  • Numéro de boîte aux lettres EDI : la boîte aux lettres d’expéditeur pour les éventuels messages de retour (réponses) (généralement identique à votre numéro 7000).
  • Identification de la partie : le code d’expéditeur de message pour ce compte (généralement un code d’entreprise abrégé défini librement, les initiales de l’entreprise, l’utilisateur ou tout autre code reconnaissable).
  • Nom de la partie : le nom d’expéditeur, un nom d’entreprise ou d’utilisateur, qui sera utilisé comme nom d’expéditeur dans les messages.
  • Rue, Code postal, Ville et Pays : les données d’adresse d’expéditeur de votre entreprise ou les vôtres, telles qu’elles apparaissent dans les messages que vous envoyez.
  • Autoriser les transferts : cochez cette option pour autoriser les destinataires à transférer ces messages (les informations qu’ils contiennent) à d’autres autorités. Si vous n’autorisez pas le transfert (case non cochée), vous devrez envoyer vous-même une nouvelle annonce à chaque passage de frontière.

 Attention: pour pouvoir envoyer et recevoir des messages, il faut que votre réseau permette le transfert de trafic vers les serveurs de messagerie (SMTP/POP3) indiqués et sur les ports spécifiés (dans cet exemple, 465 et 995). Si ce trafic n’est pas possible, aucun message ne pourra être envoyé (voir aussi la configuration minimale requise).

Après avoir modifié le compte, vous pouvez enregistrer le compte modifié à l’aide du bouton « Enregistrer ».

Les manuels qui se trouvent dans la section « Utilisation de BICS => Manuels » fournissent des informations complémentaires sur l’utilisation et la configuration de BICS.

En cas de problèmes ou de questions sur la configuration ou l’utilisation de BICS en général, vous pouvez toujours contacter le service d’assistance de BICS.

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Configurer des comptes de messagerie supplémentaires

Vous souhaitez envoyer par e-mail les documents de transport ou CMNI ou les PDF produits par BICS directement à partir de BICS ? Par exemple à des relations ? Vous devez dans ce cas « faire connaître » à BICS votre compte e-mail personnel. BICS envoie alors automatiquement les documents via votre propre fournisseur de messagerie. Pour ce faire, il faut, après l’installation, définir dans BICS un compte de messagerie supplémentaire, avec les données de votre propre fournisseur. 

Attention : les annonces BICS (messages aux autorités) et fichiers journaux ne sont PAS envoyés via votre propre fournisseur de messagerie, mais toujours via le compte de messagerie BICS.

Pour pouvoir définir un compte de messagerie supplémentaire, il vous faut : un nom d’utilisateur, un mot de passe et un serveur de messagerie. Ces données vous ont été fournies par votre propre fournisseur de messagerie ou d’internet.

Vous pouvez définir ces données de compte à l’aide de l’option « Paramètres => Paramètres système => Compte des services complémentaires » à partir de  l’écran Aperçu :

Exemple d’écran Paramètres de BICS (option Paramètres système)
Exemple : paramètres de BICS, option Paramètres système (Compte des services complémentaires, propre fournisseur

Lorsque vous choisissez « Compte des services complémentaires => Modifier », l’écran de modification ci-dessous s’affiche:

Exemple d’écran Définition d’un autre compte de messagerie
Exemple : définition d’un autre compte de messagerie

Les principaux champs de l’écran « Compte des services complémentaires » :

  • Adresse e-mail : l’adresse e-mail complète de votre propre fournisseur, qui sera utilisée comme expéditeur.
  • Nom d’utilisateur et mot de passe : le nom d’utilisateur et le mot de passe pour l’authentification sur le serveur de messagerie spécifié. Il s’agit généralement de votre adresse e-mail et de votre mot de passe tels que vous les avez reçus de votre fournisseur.
  • Serveur SMTP : le serveur de messagerie de votre fournisseur et le numéro de port du serveur pour l’envoi de messages. Cochez « Sécurisé » si la communication s’effectue via une connexion SSL (sécurisée).

Après avoir saisi les données, cliquez sur « Enregistrer ». Votre « Compte des services complémentaires » est configuré. Vous pouvez maintenant par exemple envoyer par e-mail des documents de transport (imprimés) de vos voyages.

 Attention: pour pouvoir envoyer des messages, il faut que votre réseau permette le transfert de trafic sur le serveur (SMTP) indiqué et sur le port spécifié (dans cet exemple, 465). Si ce trafic n’est pas possible, aucun message ne pourra être envoyé à partir de l’application BICS.

Pour plus d’informations, consultez la section « Utilisation de BICS => Manuels ».

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Réglage manuel de la transmission de données (activer/désactiver)

BICS utilise des « services », qui tournent en tâche de fond sur votre ordinateur. Ces services assurent diverses tâches, telles que l’envoi et la réception de messages et la vérification de l’existence de mises à jour. Cela signifie que ces activités s’exécutent aussi longtemps que l’ordinateur est allumé, même si vous êtes déconnecté ou si vous avez fermé BICS. Cela signifie que la transmission de données pour les besoins de BICS se poursuit, même si cela n’est pas vraiment nécessaire.

 Conseil: à certains moments ou dans des certaines situations, une transmission de données n’est pas nécessaire ou pas souhaitable. Par exemple, pour éviter un trafic mobile inutile. La section ci-dessous décrit comment régler manuellement la communication, donc l’activer ou la désactiver. D’autre part, vous pouvez aussi forcer BICS à utiliser une mauvaise connexion. Cela permet de forcer la communication.  

Réglage manuel de la communication BICS : cliquez sur le lien Exemple d’écran Réglage manuel de la connexion dans l’angle supérieur gauche de l’écran principal de BICS. Vous pouvez ensuite régler le niveau de connexion (statut de la communication) :

Exemple d’écran Réglage manuel du niveau de connexion (communication) 
Exemple : réglage du niveau de connexion (statut de la communication).

Le niveau de connexion (statut de communication souhaité) peut prendre différents réglages comme suit:

  • Ne pas contourner le niveau de connexion : ce réglage indique que BICS mesure de temps en temps la qualité de la connexion internet disponible.
    Explication : la mesure de la qualité de connexion de BICS utilise ce qu’on appelle le protocole ping. Avec ce réglage, si votre réseau (d’entreprise) ne prend pas en charge ce protocole ou ne l’autorise pas, la connexion aura toujours le statut « Aucune connexion » = pas de communication possible. Vous ne pouvez alors envoyer aucun message et ne pouvez télécharger aucune mise à jour, même si une communication est éventuellement possible. Vu que le protocole ping n’est pas autorisé, BICS « pense » qu’il n’y a pas de connexion et n’effectue aucune tentative de communication. Tous les messages restant à envoyer sont pour ainsi dire « suspendus ». Il en va de même pour les mises à jour et/ou téléchargements.
     Conseil: si vous pensez avoir des problèmes avec le protocole ping sur votre réseau alors que la messagerie sécurisée et la communication http via internet fonctionnent (voir aussi la configuration minimale requise), vous devez régler manuellement la connexion sur « Connecté ». Vous « forcez » ainsi BICS à communiquer, échanger des messages et télécharger des mises à jour.
  • Aucune connexion : indique qu’aucun échange de messages n’est possible. Les mises à jour éventuelles ne sont pas téléchargées. Il se peut qu’il n’y ait pas de connexion internet ou de couverture GSM. Il se peut aussi qu’il y ait d’autres problèmes techniques (voir aussi ci-dessus). Si la connexion est définie sur « Ne pas contourner le niveau de connexion », le statut changera dès qu’une connexion sera disponible.
     Conseil: vous pouvez définir manuellement l’option « Aucune connexion » afin d’éviter un trafic de données inutile ou pour couper la communication si vous n’utilisez de toute façon pas BICS. N’oubliez pas de redéfinir le statut sur « Ne pas contourner le niveau de connexion » si vous souhaitez à nouveau utiliser les connexions BICS.
  • Mauvaise connexion : indique qu’une communication limitée est possible : échange de messages, mais pas de mises à jour.
  • Connecté : indique qu’une communication complète est possible. Dans ce cas, BICS essaiera toujours d’envoyer les messages et de télécharger les mises à jour éventuelles. Si la communication ne réussit pas, BICS affiche un message d’erreur. Vous pouvez éventuellement définir manuellement l’option « Connecté » pour forcer la communication. Dans ce cas, BICS essaiera toujours d’envoyer les messages et de télécharger les mises à jour.
     Conseil: parfois, il est nécessaire de définir manuellement l’état sur « Connecté », même si aucune connexion ou communication n’est possible !
    Par exemple, si le statut de la connexion lors de l’annonce d’un voyage reste sur « Envoi en cours ». Dans ce cas, le voyage n’est temporairement pas accessible pour une modification ou d’autres actions. En forçant BICS à autoriser la communication, vous mettez fin au processus « annoncer » et le dossier est à nouveau disponible (que le message ait été envoyé ou non). Vous pouvez alors de nouveau gérer le dossier ou le clôturer.

Nous vous recommandons de régler par défaut le statut de la connexion sur « Ne pas contourner le niveau de connexion ».

Cela ne s’applique pas aux réseaux qui n’autorisent par le protocole ping. BICS « pense » alors qu’aucune communication n’est possible, alors qu’il se peut qu’une connexion internet ou une transmission de messages soit disponible. Pour ces réseaux, nous vous recommandons de régler manuellement le statut de la connexion sur « Connecté ». Cela force la communication. Voir aussi l’explication et le conseil sous « Ne pas contourner le niveau de connexion ».

Exemple d’écran Niveau de connexion « Connecté » = BICS tente toujours de communiquer  comparé à Exemple d’écran Niveau de connexion « Aucune connexion » = BICS ne tente jamais de communiquer (donc pas de trafic de données inutile) 
Exemple : statut Communication, « Connecté » comparé à « Aucune connexion » (pas de communication).

 Attention: après le redémarrage de votre ordinateur BICS, le niveau de connexion est toujours redéfini sur « Ne pas contourner le niveau de connexion ».

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