Hoe werkt BICS?

Op deze pagina wordt als vervolg op "Wat is BICS?" nadere uitleg gegeven over de werking van BICS en de voordelen van elektronisch melden met BICS.

• Hoe werkt BICS?
• Handige extra's in BICS
• Internationaal bruikbaar en grensoverschrijdend

Hoe werkt BICS?

BICS stuurt elektronische berichten over schip, opvarenden, reis en lading via beveiligde (mobiele) internetverbindingen naar vaarwegbeheerders en havenautoriteiten. Met BICS kan dit in heel Europa op dezelfde manier, in de landstaal van de schipper. BICS gebruikt gestandaardiseerde elektronische berichten (EDI) en is geschikt om te voldoen aan de elektronische meldplicht. 

Rijkswaterstaat heeft in samenwerking met gebruikers de software ontwikkeld die dit mogelijk maakt. BICS kan zowel op schepen als aan de wal worden ingezet.

Ontvangers van BICS-informatie zijn met name vaarwegbeheerders en havenautoriteiten. De informatie die ze via BICS ontvangen is nodig voor vlotte, veilige verkeersafwikkeling en bescherming van mens en milieu. En bij calamiteiten is het snel duidelijk of er gevaarlijke ladingen in het geding zijn en welke dat zijn.

Gegevens uitwisselen met BICS is snel, betrouwbaar en strikt vertrouwelijk. Er hoeft niet langer privacygevoelige of zakelijke informatie via open verbindingen gecommuniceerd te worden. Marifoonkanalen worden ontlast en de 'buurman' luistert niet meer mee.

Na de installatie van BICS kunnen de vaste gegevens van het schip en veelgebruikte bakken in het programma worden vastgelegd. Gegevens als scheepsnaam, afmetingen, scheepstype en officieel scheepsnummer zijn zo eenvoudig op te roepen en automatisch beschikbaar voor iedere nieuwe melding.

Voorbeeld van BICS-versie 5, het hoofdscherm

BICS bevat reeds allerlei informatie (referentiegegevens) die een schipper nodig kan hebben om elektronisch te melden. Onder meer namen van alle laad- en losplaatsen, ladingsoorten en precieze benamingen van alle gevaarlijke stoffen die over water vervoerd mogen worden. Schrijffouten, onverstaanbaarheid of taalproblemen spelen niet langer een rol. Per reis worden alleen veranderlijke gegevens ingevoerd: vertrekhaven, bestemming, soort en hoeveelheid lading, diepgang en aantal opvarenden. Deze kunnen veelal uit selectielijsten worden gekozen. Gegevens die u veel gebruikt, zoals bepaalde reis- en ladingcombinaties kunt u markeren als 'favoriet'. Hierdoor worden invoerhandelingen eenvoudiger en kan de schipper met een paar muisklikken een reis invoeren en melden.

 
Voorbeeld van een selectielijst in BICS (in het voorbeeld de selectie van een gevaarlijke ADN stof).
 

Handige extra's in BICS

Containervervoer
BICS kan samenwerken met stuwagesoftware. Hierdoor kunnen containerschepen gemakkelijker ladinginformatie uitwisselen met anderen, zoals operators, terminals etc. De ladinggegevens die verladers aanleveren worden in de boordcomputer met behulp van een stuwageprogramma verwerkt in een optimaal stuwplan. Stuwagesoftware is altijd afkomstig van externe marktpartijen. Overtypen van informatie ten behoeve van elektronisch melden is niet nodig. BICS en de stuwagesoftware werken met dezelfde gegevens. Met een druk op de knop wordt (container)ladinginformatie via BICS gemeld aan de autoriteiten.

Berekening en analyse seinvoering
Met één druk op de knop is vast te stellen of de aangeboden gevaarlijke lading over water mag worden vervoerd en welke seinvoering erbij hoort. In BICS is slimme software geïntegreerd die de seinvoering berekent op basis van de ingevoerde lading. 

Reizen- en ladingjournaal
Met het BICS-programma kan de gebruiker een eenvoudig reizen- en ladingjournaal bijhouden, een bedrijfsarchief opbouwen en gemakkelijk een volledig transport- of CMNI document afdrukken of e-mailen.

Vrijstelling voor maandelijkse papieren opgave aan CBS
Schippers die elektronisch melden zijn vrijgesteld van de maandelijkse verplichting om in Nederland schriftelijk aan het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) op te geven wat zij vervoerd hebben. Er gaat automatisch een kopie van elke BICS-melding naar het CBS (statistiek).

Internationaal bruikbaar en grensoverschrijdend

Het BICS-programma wordt standaard meertalig geleverd. Een gebruiker ziet de schermen in de gekozen taal. Ook de lijsten die BICS bevat (zoals ladingsoorten, ADN) zijn in de geselecteerde taal beschikbaar.

 
Voorbeelden van het BICS reisinvoerscherm in de diverse talen

Gebruikers hebben momenteel de keuze uit Nederlands, Duits, Frans en Engels (zie afbeeldingen). Voor iedere individuele BICS-gebruiker kan aan boord of aan de wal een voorkeurstaal worden ingesteld. Op de Europese binnenwateren varen immers schippers van allerlei nationaliteiten. Meertaligheid vergemakkelijkt grensoverschrijdend elektronisch melden. De verschillende vaarwegbeheerders en autoriteiten van elk land dat River Information Services (RIS) biedt, verwerkt elektronische meldingen van schepen. Met BICS kan overal op uniforme wijze gemeld worden (zie ook "Waar kan ik elektronisch melden?"). Dit kan omdat BICS internationale standaarden gebruikt, ook wel ERI-berichten genoemd.

In zijn korte bestaan is BICS erkend als internationale standaard voor uitwisselen van elektronische berichten tussen schepen en vaarweg- en havenbeheerders. Duitsland, Frankrijk en Zwitserland hebben BICS voor het vaargebied van de Rijn integraal overgenomen. Maar ook andere landen zoals Oostenrijk, Slowakije en Hongarije hebben voor de Donau hetzelfde gedaan. De nationale Franse vaarwegbeheerder Voies Navigables de France (VNF) gebruikt de ERI-berichtenmeldingen vooral ten behoeve van facturering van de vaartrechten. Door de aard van het Franse waterwegennet en het sluizensysteem is er geen landelijk vaarwegmanagementsysteem dat voortdurend met gegevens gevoed moet worden. VNF heeft onder meer tot taak het innen van vaargelden. De administratieve systemen van VNF worden gevoed met ERI-berichten, die als aangifte fungeren.

De ERI-standaarden worden in heel Europa ondersteund. Voor een reis van Rotterdam naar Giurgiu in Roemenië, of van Hamburg naar Sête aan de Middellandse Zee, hoeven gegevens alleen bij vertrek te worden doorgegeven. Onderweg kan het schip volstaan met het doorgeven van eventuele kleine wijzigingen en een korte identificatie per marifoon bij het naderen van een verkeerspost, sluis, brug of haven.