BICS voor de eerste keer opstarten en gebruiken

De informatie op deze pagina helpt u om snel aan de slag te gaan met de eerste keer opstarten van BICS (na een 'verse' basisinstallatie). 

Tip: u kunt deze tekst ook op papier afdrukken via de afdruksymbolen bovenaan dit scherm.

Klik op één van de onderstaande onderwerpen. Via de aanduiding <naar boven> komt u altijd weer terug bij deze lijst met onderwerpen.

• BICS (eerste keer) opstarten en gebruiken:
  • Inloggen en bijwerken referentiedata.
  • Aanmaken casco's en adressen.

Op de pagina "Gebruik van BICS => Handleidingen" kunt u de gebruikershandleidingen en documentatie terugvinden.
Op de pagina "Gebruik van BICS => Tips en FAQ" vindt u diverse tips en antwoorden op veelgestelde vragen. 

BICS (eerste keer) opstarten en gebruiken

Na de installatie van BICS moet u BICS eerst opstarten om enkele eenmalige acties uit te voeren:

• Referentiegegevens bijwerken (eventuele updates ophalen). BICS doet dit ook automatisch bij het versturen van berichten, zodra er een "Goede verbinding" aanwezig is.
• Minimaal één casco invoeren (zie Casco invoeren), voordat u BICS ook daadwerkelijk kunt gebruiken om reizen aan te melden.
• Uw eigen adres invoeren (zie Adres invoeren).
• Verder raden wij u aan om direct het volgende te doen:
  • Het standaard wachtwoord (bics2/bics2) wijzigen en uw eigen wachtwoord instellen (zie Instellingen), dit is belangrijk als uw computer ook toegankelijk is voor anderen of onbekenden!
  • Uw belangrijkste adressen invoeren in het BICS-adresboek.
  • Uw voorkeuren instellen (zie Instellingen), zoals uw voorkeurschip.
  • Eigen mailadres en mailserver instellen , om het versturen van eigen informatie met BICS mogelijk te maken, zoals transport- en of CMNI-documenten.

De belangrijkste acties worden hieronder aan de hand van voorbeeldschermen beschreven.

<naar boven>

Inloggen en bijwerken referentiedata

BICS zal na installatie de eventueel beschikbare referentiegegevens updates ophalen en bijwerken. Hiervoor moet u wel eerst inloggen op BICS en de updates activeren, via de knop (indien beschikbaar) in het updatepaneel.

BICS opstarten:

Na een succesvolle installatie kunt u BICS opstarten via de snelkoppeling op uw bureaublad of door het ingeven van "http://localhost" in de (URL) adresbalk van uw favoriete browser.
(Indien tijdens de installatie een afwijkende http poort is toegepast, dan is dat automatisch meegenomen in de snelkoppeling. Bij het ingeven van het adres in uw browser moet u deze afwijkende poort echter wel meegeven, bijv: http://localhost:81).

Inlogscherm:

Iedere keer als u BICS start, verschijnt het inlogvenster. Dit is nieuw in BICS. Zo kunnen meerdere gebruikers met verschillende toegangsrechten BICS gebruiken. De eerste keer logt u in met de gebruikersnaam "bics2" en wachtwoord "bics2". Dit is het standaard account met de beheerderstoegang, die automatisch wordt aangemaakt tijdens de installatie. Hiermee heeft u alle rechten en kunt u alle instellingen wijzigen. Hoe u het standaard wachtwoord kunt aanpassen of extra gebruikers kunt aanmaken, leest u op de pagina "Gebruik van BICS => Snel aan de slag => Instellingen". 

Voorbeeld: BICS inlogscherm (inloggen met het standaard account kan na installatie met bics2, bics2)

Na het inloggen op BICS komt u in het onderstaande hoofdscherm van BICS, het overzichtsscherm of het zogenaamde dashboard:

Voorbeeld: Overzicht, het hoofdscherm van BICS ook wel het dashboard genoemd.

Vanuit dit hoofdscherm zijn de volgende belangrijkste functionaliteiten beschikbaar:

• Linksboven ziet u de status van de communicatieverbinding , deze kunt u handmatig aanpassen. Verder vindt u daaronder de knoppen voor de dag en nachtstand.
• Rechtsboven vindt u de opties voor:
  • Uitloggen (afmelden bij BICS).
  • Bewerken van de administratieve gegevens.
  • Aanpassen van de (systeem) instellingen en het help-scherm.
  • Importeren en invoeren van een Nieuwe reis.
• In het midden vindt u het gedeelte "Reizen" gedeelte met een overzicht van uw ingevoerde reizen. Vanuit dit gedeelte kunt u de gewenste reis bewerken en of inzien.
• Onderaan ziet u het informatiescherm "Updates" (het updatepaneel). Het geeft de status weer van de uodates vor de software, configuratiedata en referentiedata. U ziet ook het geïnstalleerde versienummer en de laatste updatedatum. Als er updates beschikbaar zijn en actie nodig is, dan zal er in de actiekolom een updateknop zichtbaar zijn.
   

Ophalen referentiedata:

Let op: voordat u BICS gaat gebruiken om reizen te melden, moet het programma eerst alle eventuele referentiedataupdates ophalen, dat doet u door de referentiedata "download knop" in te drukken (het ophalen van updates wordt ook automatisch uitgevoerd voorafgaand aan het versturen van een bericht).

Het ophalen van de referentiedata (max ca.15MB) neemt maximaal enkele minuten in beslag. Er moet wel een goede verbinding zijn. De indicator linksboven in het hoofdscherm moet op "Goede verbinding" staan. U kunt eventueel de juiste verbindingsstatus handmatig instellen/aanpassen. 

Onderaan het BICS-overzichtsscherm ziet u het updatepaneel. Hier wordt ook de status van de updates van de referentiedata weergegeven (onderste regel in het plaatje).

Voorbeeld: BICS-updatepaneel. De status van de referentiedata in dit voorbeeld bijgewerkt t/m 3 juli 2014 en er zijn geen updates beschikbaar, geen downloadknop in de actiekolom)

Ziet u geen recente datum in het updatescherm bij "Referentiedata" (na 1-1-1970), dan heeft BICS nog niet alle referentiegegevens opgehaald en moet u wachten tot alles binnen is. Controleer in dat geval of er communicatie mogelijk is. Controleer ook of u de melding ziet "Bezig met downloaden" en ga na of de verbindingsstatus op "Goede verbinding" staat. Zet deze eventueel handmatig op "Goede verbinding" en gebruik bij voorkeur Wi-Fi. 

<naar boven>

Aanmaken casco's en adressen

Voordat u reizen met BICS kunt melden, moeten eerst enkele administratieve gegevens ingevoerd worden.

Invoeren van casco's

U voert minimaal de cascogegevens in van uw schip en of vaak gebruikte duwbakken. Deze gegevens zijn nodig bij het aanmaken van reizen. Scheepsgegevens (casco's) worden ingevoerd via de optie "Administratieve gegevens => Casco's" vanuit het hoofdscherm.

Voorbeeld: administratieve gegevens van BICS (Casco's en Adresboek)

Nieuwe casco's (schepen en of bakken) voegt u toe vanuit het scherm "Administratieve gegevens", door de optie "Casco's" te kiezen en vervolgens de knop "+ Nieuw casco toevoegen":

Bestaande gegevens kunt u in BICS ook meestal bewerken, via de zogenaamde "Actie"-knoppen.

 => De Actieknoppen van links naar rechts en hun betekenis:

• Kopiëren van het gegeven, in dit voorbeeld betreft het kopiëren van het geselecteerde casco als basis voor een nieuw in te voeren casco.
• Aanpassen van het gegeven, via het "pennetje".
• Verwijderen van het gegeven via de "vuilnisbak" knop.

Na het toevoegen van een casco, komt u in het onderstaande scherm "Nieuw casco". Hierin kunt u de gegevens invoeren voor een nieuw casco (= schip of bak).

Voorbeeld: nieuw casco invoeren in BICS (via "Administratieve gegevens => Casco's")

De belangrijkste velden in het casco-invoerscherm (van boven naar onder) zijn:

• Naam: de (registratie) naam van het schip of casco.
• Transportmodus: Binnenvaart of Zeevaart (bepaalde invulvelden zijn afhankelijk van de gekozen modus).
• Identificatietype en Identificatie: geef het officiële scheepsnummer op. ENI-, OFS- of ERN-nummer voor binnenvaart of IMO-nummer voor zeevaart.
   Tip: Heeft uw schip meerdere identificatienummers? Dan kunt u desgewenst voor elke identiteit een apart casco invoeren: als binnenvaartschip met een ENI nr. en als zeeschip met een IMO nr.
• Cascotype: het scheepstype. Vul een typecode of naam in, uit de keuzelijst (bijvoorbeeld: 8010 of Motorvrachtschip).
• Dubbelwandig: geeft aan of het casco wel of niet voldoet aan een dubbelwandige constructie conform het ADN. Dit is o.a. van belang voor de bepaling van de seinvoering.
• Nationaliteit: het land waar het casco is geregistreerd. Maak een keuze uit de keuzelijst (bijvoorbeeld: NL of Nederland).
• Registratieplaats en -datum: plaats en datum van registratie.
• Eigenaar: de naam van de eigenaar. Te selecteren uit het adressenbestand. Adressen moeten van te voren zijn aangemaakt.
• Lengte, Breedte: de afmetingen van het schip. In te voeren in meters met 2 decimalen (= centimeters).
• Maximale diepgang: de maximale diepgang bij volle belading.
• Hoogte: de maximale hoogte boven de waterlijn, ofwel kruiplijnhoogte.
• Laadvermogen: het maximum laadvermogen.

(Vet omkaderde invulvelden zijn verplichte invulvelden. Als deze niet worden ingevuld, kunnen de gegevens niet worden opgeslagen en zal het systeem een waarschuwing geven).

Invoeren van adressen

Vergelijkbaar met het invoeren van cascogegevens, kunt u adresboekgegevens invoeren. Dit is niet verplicht, maar wel handig. In het adresboek kunt u adres- en contactgegevens opnemen, die bruikbaar zijn tijdens het invoeren van reisgegevens. Denk aan afzenders en/of ontvangers van ladingen, factuurgegevens, verantwoordelijken, scheepseigenaren, kapiteins, bemanning etc. Het is aan te bevelen om minimaal de adresgegevens van uw eigen bedrijf in het adresboek in te voeren, zodat u deze gegevens op de gewenste plekken direct kunt selecteren. 

Na het kiezen van de optie "Administratieve gegevens -> Adresboek" komt u in BICS-adresboek en kunt u nieuwe adressen toevoegen via de knop "+ Nieuw adres toevoegen". Hierna wordt het onderstaande invoerscherm "Nieuw Adres" getoond:

Voorbeeld: invoeren van adressen in BICS (via "Administratieve gegevens -> Adresboek")

De belangrijkste velden in het Adres-invoerscherm zijn:

• Identificatie: de identificatiecode voor dit adres. Dit kan zijn een verkorte bedrijfscode, initialen of andere herkenbare code (verplicht veld).
• Achter-, Voornaam en Aanhef: de naam van de persoon en eventuele aanhef (dhr etc).
• Organisatie: de bedrijfsnaam of naam van de organisatie. Vul dit altijd in, t.b.v. de herkenning tijdens selecties.
• Functie: hier kunt de functie(s) aanvinken, die hoort bij het adres. Bijvoorbeeld: ladingafzender, ontvanger, factuurverantwoordelijke etc. Er zijn meerdere opties tegelijk mogelijk.
• Adresgegevens, zoals: Straat, Postcode, Stad, Land en Nationaliteit. De adresgegevens zijn o.a. van belang als het adres als factuuradres wordt gebruikt.
• EDI mailbox: hier kunt u een EDI adres opgegeven. In het geval dat een contact als extra EDI-ontvanger fungeert, moet u dit invullen.
• E-mailadres: hier kunt u een e-mailadres opgegeven van de extra ontvanger van uw BICS-melding. Hiermee kunt u een kopie (CC) naar u zelf of naar een andere ontvanger sturen. Wordt het contact als extra (CC) ontvanger gebruikt, dan moet u dit e-mailadres invullen.
• Persoonsgegevens, zoals: rang, geboortedatum, -plaats en -land, en paspoort, identiteitskaart of dienstboekje. Deze gegevens zijn van belang, voor het aanmelden van bemannings- en passagierslijsten.
• Factuurnummer, het debiteuren- of klantnummer, ook bekend als het financiële administratienummer, dat nodig is voor eventuele facturering. Het nummer is van belang als het adres als factuuradres wordt gebruikt.

Wij raden aan minimaal de volgende velden voor een adres in te vullen t.b.v. de bruikbaarheid van dat adres in de applicatie:

• Identificatie.
• Achter- en Voornaam.
• Organisatie.
• Adresgegevens als het adres als factuuradres wordt gebruikt.
• E-mailadres, indien u het adres als extra ontvanger van de BICS-melding wilt gebruiken.

<naar boven>