Deze pagina helpt u om snel aan de slag te gaan met het "Invoeren en aanmelden van een reis".
Tip: u kunt de tekst ook op papier afdrukken via de afdruksymbolen bovenaan dit scherm.
Klik op één van de onderstaande onderwerpen. Via de aanduiding <naar boven> komt u weer terug bij deze lijst met onderwerpen bovenaan de pagina.
Op de pagina "Gebruik van BICS => Handleidingen" kunt u de gebruikershandleidingen en documentatie terugvinden.
Wat betreft het invoeren van reis- en ladinggegevens kent BICS een zogenaamde basis en geavanceerde modus. Normaliter staat BICS standaard ingesteld in de basismodus, die ook aangeraden wordt voor normaal gebruik door schippers en verladers ten behoeve van het elektronisch melden. De basismodusinstelling is ook de grondslag voor de BICS-beschrijvingen op deze website.
Het invoeren en aanmelden van een nieuwe reis, bestaat globaal uit de volgende stappen:
De vet omkaderde invulvelden zijn verplichte invulvelden. Als deze niet worden ingevuld kunnen de gegevens niet worden opgeslagen en zal het systeem een waarschuwing geven.
Het invoeren van een nieuwe reis start u vanuit het BICS hoofdscherm, door de knop "Nieuwe reis" te kiezen of een reis te importeren via de knop "Importeer reis" (zie onderstaand scherm).
Let op: Wijzigingen in de lading en-/of het samenstel moeten als het startpunt van een nieuwe reis worden gezien en daarom als een nieuwe reis worden aangemeld!.
Kies vervolgens, indien daarom gevraagd wordt, voor de basismodus. Hierna verschijnt het onderstaande invoerscherm "Nieuwe reis":
Voorbeeld: nieuwe reis invoeren in de basismodus.
De belangrijkste invulvelden voor een nieuwe reis zijn:
Reis - sectie:
Varende eenheid - sectie:
Tip: nieuwe casco's kunt u 'tussendoor' aanmaken (zonder het reisinvoerscherm te verlaten), via de optie: "Administratieve gegevens -> casco's", zie Aanmaken nieuwe casco's, waarna u het aangemaakte casco alsnog kunt selecteren in de sectie "Varende eenheid".
Lading - sectie:
Goederen (lading) kunt u toevoegen via de knop "+ Goederen toevoegen" , waarna het volgende invoerscherm "Goederen" verschijnt:
Voorbeeld: goederen invoeren in een reis
De belangrijkste velden in het invoerscherm "Goederen" zijn:
Tenslotte kunt u de ingevoerde goederenregel opslaan via de knop "Toevoegen aan Lading".
Containermatrix - sectie:
De Containermatrix, waarin u de totale aantallen containers aan boord dient op te geven (als u containers vervoert), kunt u invullen via de knop "Containermatrix wijzigen" (te vinden onder in het gedeelte Lading van het invoerscherm voor de reis). Indien containerladingen als ladingregels zijn ingevuld zal het systeem, na bevestiging van de vraag "Containermatrix automatisch bepalen", een telling uitvoeren en deze als standaard (default) invullen in de matrix. U kunt dit vervolgens aanpassen. Het scherm "Containermatrix" ziet er als volgt uit:
Voorbeeld: containermatrix; er zijn 10 lege containers van 20 ft, 5 geladen van 20 ft en 4 geladen van 40 ft handmatig opgegeven (terwijl het systeem 0 had berekend).
De belangrijkste velden in het invoerscherm "Containermatrix" zijn:
U kunt via de knop "Berekende waarden gebruiken" de aantallen ook door het systeem laten bepalen, waarbij de aantallen worden bepaald aan de hand van de ingevoerde ladingregels met containers voor deze reis. Als u dat vervolgens handmatig aanvult of wijzigt zal het systeem dat onthouden en aangeven dat de containermatrix handmatig is gewijzigd. Indien de containermatrix handmatig is aangepast zal het systeem bij het toevoegen/wijzigen van ladingregels opnieuw vragen of de containermatrix uitgerekend moet worden. Na bevestiging zal het systeem opnieuw een telling uitvoeren en uw handmatige toevoegingen zullen worden overschreven.
Na het afronden van de ladinginvoer, kunt u de seinvoering laten bepalen via de knop "Seinvoering bepalen" bovenaan de sectie Reis van het invoerscherm voor de reis.
Tenslotte kunt u de ingevoerde reis opslaan via de knop "Reis opslaan" (rechtsonder). Mocht u de invoer niet willen opslaan, dan kunt u terug naar het overzicht via de knop "Overzicht"
(linksboven), waarbij na het bevestigen van de vraag, natuurlijk al uw laatste aanpassingen voor deze reis verloren zullen gaan.
Nadat u een reis heeft ingevoerd of gewijzigd, kunt u deze elektronisch aanmelden via de knop "Aanmelden" in de reis (reis eerst openklappen).
In het hoofdscherm worden reizen waarvoor een actie gewenst is gemarkeerd (o.a. reizen die aangemeld kunnen worden), door een symbool (zie rode omkadering).
Voorbeeld: aan te melden reis, gemarkeerd (reis eerst openklappen, om te kunnen aanmelden)
U kunt reizen openklappen, door op de reis ergens in het witte vlak te klikken vanuit het bovenstaande scherm "Overzicht", waarna u de diverse mogelijke bewerkingen op die reis kunt terugvinden (de diverse knoppen). Afhankelijk van de toestand van de reis zullen bepaalde knoppen wel of niet beschikbaar zijn.
Voorbeeld: reis bewerken (o.a. aanmelden)
De reis aanmelden/versturen doet u door het kiezen van de knop "Aanmelden" (in de opengeklapte reis), waarna het scherm "Aanmelden" verschijnt.
In het onderstaande aanmeldscherm kunt u via de knop "Nieuw adres toevoegen" eventueel een of meer eigen e-mailadressen opgeven, waar het EDI-bericht (in kopie) naar toe zal worden gestuurd (deze CC-functie zal doorgaans alleen in speciale gevallen nodig zijn).
Voorbeeld: reis aanmelden (versturen)
Nadat u op de knop "Aanmelden" heeft gedrukt, zal het bericht worden verstuurd en doorloopt BICS in hoofdlijnen het volgende proces:
Stroomdiagram aanmelden reis (versturen van berichten)
Let op: om daadwerkelijk berichten te kunnen versturen moet de communicatiestatus (links bovenaan) op "Goede verbinding" staan. Als er geen verbinding is (bijv. communicatiestatus = "Slechte verbinding"), dan zal het systeem in de status "Bezig met aanmelden" blijven staan, net zolang totdat er verbinding is en er een poging gedaan kan worden het bericht te versturen. Zet indien nodig de communicatie handmatig op "Goede verbinding" om dit proces "Bezig met aanmelden" eventueel af te laten breken en de reis "vrij" te maken, zodat u deze eventueel kunt corrigeren en of afsluiten.
De status van de reis zal na het kiezen van "Aanmelden" veranderen van "Gepland" naar "Bezig met aanmelden", zoals in onderstaande figuur:
Let op: u kunt op een reis in de status "Bezig met aanmelden" GEEN bewerkingen uitvoeren, zolang van de betreffende autoriteit nog geen antwoord op de aanmelding is ontvangen. Bepaalde autoriteiten sturen geen antwoorden terug. In dat geval zal de reis direct na het succesvol versturen van het bericht in de status "Aangemeld" komen.
Na de status "Bezig met aanmelden" zijn er de volgende mogelijkheden:
Na het afronden van de status "Bezig met aanmelden", zal de reis uiteindelijk in de status "Aangemeld" of "Niet aangemeld" komen te staan (zie ook het "Stroomdiagram").
Voorbeeld: reis in de status "Aangemeld", waarbij de reis nu weer kan worden bewerkt (wijzigen, annuleren, heraanmelden of sluiten).
Als de reis in de status "Aangemeld" staat, dan kunt u de reis eventueel annuleren via de knop "Annulering melden" of opnieuw aanmelden bij een andere vaarwegautoriteit via de knop "Heraanmelden" (zie Heraanmelden).
Als de reis in de status "Aangemeld" of "Niet aangemeld" staat, kunt u de reis indien nodig wijzigen via de knop "Wijzigen" en eventueel corrigeren om daarna de wijziging opnieuw aan te melden (via de knop "Wijzigingen melden"). Of u kunt de reis sluiten via de knop "Sluiten", waarbij de reis dan in het tabblad "Gesloten" komt te staan en niet meer te bewerken is. Overigens worden reizen voor hetzelfde schip, indien mogelijk, automatisch gesloten door de BICS-applicatie en wel zodra u een nieuwe reis voor dat schip aanmeldt (de zgn. "Auto close functionaliteit" van BICS).
Voorbeeld: reis in de status "Gesloten", waarbij de reis niet meer kan worden bewerkt.
Als de reis tenslotte gesloten is, kunt u de reis terugvinden onder het tabblad "Gesloten" in het overzicht en is deze niet meer te bewerken. Wel kunt u de reisgegevens afdrukken, kopiëren om een nieuwe reis aan te melden en-/of exporteren (ter archivering en of eventueel hergebruik).
Indien u meldplichtig bent en u niet kunt voldoen aan de E-Meldplicht met BICS, dan kunt u voor ondersteuning 24 uur per dag en 7 dagen in de week gebruikmaken van de BICS-helpdesk (buiten de genoemde openingstijden alleen voor noodgevallen met de E-Meldplicht in combinatie met BICS).
De complete informatie van een reis kunt u altijd inzien via het transportdocument. Op het transportdocument, dat u kunt afdrukken (als PDF-document) of e-mailen, kunt u alle reis-, lading- en communicatie (berichten) informatie terugvinden.
Afdrukken van het transportdocument doet u vanuit het onderstaande (opengeklapte) scherm voor het bewerken van de reis, via de knop "Afdrukken":
Voorbeeld: reis bewerken (o.a. afdrukken)
Bij het afdrukken kunt u kiezen uit de volgende formaten:
Voorbeeld: Reis afdrukken als PDF-document of e-mailen
De op deze manier aangemaakte (afgedrukte) PDF-documenten kunt u doorgaans als PDF bestand terugvinden ("CMNI xxxxxx.pdf" of "TRANSPORT xxxxxx.pdf") in de downloadsectie van uw browser en of in de bijbehorende downloadmap op het systeem.
In de handleidingen, te vinden in de sectie "Gebruik van BICS => Handleidingen" kunt u meer informatie nalezen over het gebruik van BICS.
Indien er problemen zijn met het aanmelden van reizen en of het overige gebruik van BICS, dan kunt u altijd contact opnemen met de BICS-helpdesk. In de meeste gevallen zal de helpdesk vragen om de logging van BICS op te sturen (graag alleen op aanvraag van de helpdesk de logging opsturen).
Het opsturen (mailen) van de logging aan een vrij op te geven e-mailadres kunt u vanuit BICS doen, via de optie Help (rechtsboven). U krijgt na het aanklikken het volgende scherm te zien:
Voorbeeld: helpscherm BICS (logging versturen)
Vanuit het bovenstaande scherm Help (about) kunt u zien welke versie van BICS u gebruikt, de releasenotes inzien en de logging versturen. Het versienummer van BICS en de releasenotes zijn te vinden aan de linkerkant van het scherm.
De te versturen logging is als volgt onderverdeeld:
U kunt de logging voor de BICS-helpdesk adresseren aan: helpdesk@bics.nl (of een ander opgegeven adres).
De gekozen logging zal door BICS als zipbestand (gecomprimeerd) worden verstuurd met daarin alle beschikbare logging uit de genoemde directory van de gekozen categorie.
U kunt zelf de logging (eventueel) inzien door de logbestanden op de opgegeven directories (via een verkenner) te openen of door ze aan uzelf te mailen.