You are here

Invoeren en aanmelden van een reis

Printer-friendly versionPDF version

Deze pagina helpt u om snel aan de slag te gaan met het "Invoeren en aanmelden van een reis".

Tip: u kunt de tekst ook op papier afdrukken via de afdruksymbolen bovenaan dit scherm.

Klik op één van de onderstaande onderwerpen. Via de aanduiding <naar boven> komt u weer terug bij deze lijst met onderwerpen bovenaan de pagina.

Op de pagina "Gebruik van BICS => Handleidingen" kunt u de gebruikershandleidingen en documentatie terugvinden.

 


 

Invoeren en aanmelden van een reis

Wat betreft het invoeren van reis- en ladinggegevens kent BICS een zogenaamde basis en geavanceerde modus. Normaliter staat BICS standaard ingesteld in de basismodus, die ook aangeraden wordt voor normaal gebruik door schippers en verladers ten behoeve van het elektronisch melden. De basismodusinstelling is ook de grondslag voor de BICS-beschrijvingen op deze website.

Het invoeren en aanmelden van een nieuwe reis, bestaat globaal uit de volgende stappen:

  • Het starten van het invoeren van een nieuwe reis, via de knop "Nieuwe reis".
  • Het invullen van het scherm "Nieuwe reis", bestaande uit de secties: reis, varende eenheid en lading (inclusief eventuele containermatrix).
  • Het opslaan van de reis.
  • Het aanmelden (verzenden berichten) van de reis.

De vet omkaderde invulvelden zijn verplichte invulvelden. Als deze niet worden ingevuld kunnen de gegevens niet worden opgeslagen en zal het systeem een waarschuwing geven.

Invoeren reis- en ladinginformatie

Het invoeren van een nieuwe reis start u vanuit het BICS hoofdscherm, door de knop "Nieuwe reis" te kiezen of een reis te importeren via de knop "Importeer reis" (zie onderstaand scherm).

 Let op: Wijzigingen in de lading en-/of het samenstel moeten als het startpunt van een nieuwe reis worden gezien en daarom als een nieuwe reis worden aangemeld!.

Voorbeeld keuzescherm voor het invoeren van een nieuwe reis

Kies vervolgens, indien daarom gevraagd wordt, voor de basismodus. Hierna verschijnt het onderstaande invoerscherm "Nieuwe reis":

Voorbeeldscherm invoeren reisgegevens (basismodus)
Voorbeeld: nieuwe reis invoeren in de basismodus.

De belangrijkste invulvelden voor een nieuwe reis zijn:

Reis - sectie:

  • Vertrek en Bestemming: kies uit de opzoeklijst (typ de eerste letters van het gewenste gegeven en u ziet een keuzelijst verschijnen).
  • Eerste meldpunt: afhankelijk van de vertreklocatie kunt u uit een aantal opties kiezen. Het 1e meldpunt bepaalt de autoriteit waar uw aanmelding naartoe wordt gestuurd. Als u vanuit Nederland vertrekt is dat doorgaans het IVS-Next systeem van Rijkswaterstaat.
    Over het algemeen moet u het eerste meldpunt kiezen, dat hoort bij de regio vanwaar u vertrekt. Dit is meestal de dichtstbijzijnde eerste verkeerspost op uw route.
    Enkele richtlijnen voor het kiezen van het 1e meldpunt:
    • Vertrekkend uit Nederland, kies IVS-Next (voorheen IVS90).
    • Vertrekkend uit Duitsland, kies de verkeerspost behorend bij de regio vanwaar u vertrekt.
    • Vertrekkend uit België, kies de Belgische vaarwegautoriteit of de dichtstbijzijnde Nederlandse verkeerspost, als u vanaf de grens naar Nederland vaart (en zich direct bij Nederland wilt melden).
  • Het totaal aantal Personen aan boord.
  • De Seinvoering, zijnde het aantal kegels. Als u alle lading heeft ingevoerd kunt u de seinvoering ook door BICS laten bepalen, via de knop "Seinvoering bepalen".

Varende eenheid - sectie:

  • Type: "Enkel Casco" of een "Samenstel" als u met bakken of in een combinatie vaart.
  • Casco, selecteer hier de naam van uw schip (via de voorkeuren kunt u de naam van uw schip ook als standaard (default) instellen, zodat deze al ingevuld staat).
    Na het kiezen van het schip (geen samenstel) kunt u de eventueel afwijkende afmetingen voor deze reis opgeven.
    Als u voor een Samenstel heeft gekozen (zie onderstaand scherm), dan heeft u via dit veld de mogelijkheid om casco's aan het samenstel toe te voegen en dient u het samensteltype en de afmetingen in te vullen.
    Voorbeeldscherm Varende eenheid - sectie voor een samenstel
    Voorbeeld: varende eenheid, gegevens in een reis (samenstel)

     Tip: nieuwe casco's kunt u 'tussendoor' aanmaken (zonder het reisinvoerscherm te verlaten), via de optie: "Administratieve gegevens -> casco's", zie Aanmaken nieuwe casco's, waarna u het aangemaakte casco alsnog kunt selecteren in de sectie "Varende eenheid".

Lading - sectie:

Goederen (lading) kunt u toevoegen via de knop "+ Goederen toevoegen" , waarna het volgende invoerscherm "Goederen" verschijnt:

Voorbeeld van het invoerscherm "Goederen" 
Voorbeeld: goederen invoeren in een reis

De belangrijkste velden in het invoerscherm "Goederen" zijn:

  • Zending: een zending wordt hier gebruikt om goederen op basis van dezelfde laad- en losplaats automatisch te groeperen (normaliter hoeft u dit niet zelf in te vullen).
  • Laad en losplaats: standaard (default) ingevuld met de reisgegevens. U kunt de laad en of losplaats, indien gewenst aanpassen of een reeds eerder ingevoerde zending (laad-, losplaatscombinatie) via het veld "Zending" kiezen.
  • Transportvorm (afhankelijk van de transportvorm worden bepaalde extra invoervelden wel of niet getoond):
    • Bulk: het vervoer van droge bulkgoederen, doorgaans verder onverpakt en direct geladen in het laadruim van het schip, zoals: KOLEN, ZAND, GRAAN enz. (zie Goederen-invoerscherm, "Bulk").
    • Container: het vervoer van containers, waarbij in de containers gevaarlijke of niet-gevaarlijke goederen kunnen zitten. Containerladingen kennen aanvullende velden, zoals Containernummer, type en stuwagepositie (zie Goederen-invoerscherm, "Container").
    • Tanker: het vervoer van natte bulkgoederen, doorgaans geladen in een of meer van de tankruimtes in het schip, zoals: MELK, BENZINE enz. (zie Goederen-invoerscherm, "Tanker").
  • Casco: het casco waarin het goed zich bevindt / wordt vervoerd. Standaard wordt hier het naamgevend schip ingevuld. Als de lading in een bak zit dient u dat expliciet te selecteren, de bak moet onderdeel zijn van het samenstel.
  • Gevaarlijke stoffen j/n: als het gevaarlijke stoffen (conform ADN) betreft, moet u hier Ja invullen, zodat u uit de ADN-stoffenlijst kunt kiezen. Kiest u Nee dan wordt de niet-gevaarlijke stoffenlijst (HS-codelijst) getoond.
  • Goederen: hier kunt u de naam van het goed / de gevaarlijke stof selecteren. Afhankelijk van de keuze "Gevaarlijke stoffen" kunt u kiezen uit de gevaarlijke (ADN-) of niet-gevaarlijke (HS-) stoffenlijst.
    U kunt de goederen hierbij selecteren op basis van de naam of de code (bijv: het VN nummer voor gevaarlijke stoffen of de Harmonised System code (HS-code) voor niet-gevaarlijke stoffen). Als de namen te lang zijn, dan zal BICS een tooltip (hulpballonnetje) tonen met de complete tekst, wanneer u met de muis het item aanwijst. Via het vergrootglas aan de rechterkant kunt u uitgebreid zoeken op door u zelf op te geven velden / onderdelen.
    Voorbeeldscherm referentiegegevens markeren als favoriet Tipin alle selectielijsten in BICS kunt u bepaalde items, via het symbool voor favorieten (een ster) aan de rechterkant, markeren als favoriet (bijv: stoffen die u vaak vervoert of plaatsen waar u regelmatig komt). Favorieten zullen altijd boven in de selectielijsten worden getoond en vergemakkelijken het selecteren bij de diverse invoervelden.
    Voorbeeldscherm goederenselectie 
    Voorbeeld: selectie van een gevaarlijke stof in het invoerscherm voor goederen.
  • Leeg van: geldt alleen voor gevaarlijke stoffen, bijvoorbeeld als er nog restgassen aanwezig zijn ("leeg van" impliceert een gewicht van 0,000 ton).
  • Niet meenemen in seinvoering: hiermee kunt u aangeven dat deze gevaarlijke stof niet meegenomen moet worden in de seinbepaling. Dat geldt o.a. voor stoffen die voldoen aan de zgn. "Limited" en-/of "Excepted" Quantities uit het ADN 3.4 en 3.5.
  • Containernummer, -type en stuwagelocatie: hier kunt u de containergegevens invoeren (indien de transportvorm "Container" is gekozen).
  • Gewicht van het goed in tonnen (op te geven nauwkeurigheid in kilogrammen).
  • Binnenverpakkingen en aantal verpakkingen: hiermee kunt u (optioneel) de aantallen (aantal colli) en of de soort binnenverpakkingen van het Goed aangeven (bijv: AUTO'S, "Onverpakt", aantal = 80 of BENZINE, in Vaten, aantal = 20). Het opgeven van de soort binnenverpakking en aantallen kan o.a. van belang zijn voor goederen die worden vervoerd in containers.

Tenslotte kunt u de ingevoerde goederenregel opslaan via de knop "Toevoegen aan Lading".

Containermatrix - sectie:

De Containermatrix, waarin u de totale aantallen containers aan boord dient op te geven (als u containers vervoert), kunt u invullen via de knop "Containermatrix wijzigen" (te vinden onder in het gedeelte Lading van het invoerscherm voor de reis). Indien containerladingen als ladingregels zijn ingevuld zal het systeem, na bevestiging van de vraag "Containermatrix automatisch bepalen", een telling uitvoeren en deze als standaard (default) invullen in de matrix. U kunt dit vervolgens aanpassen. Het scherm "Containermatrix" ziet er als volgt uit:

Voorbeeld van het invoerscherm "Containermatrix" (container aantallen) 
Voorbeeld: containermatrix; er zijn 10 lege containers van 20 ft, 5 geladen van 20 ft en 4 geladen van 40 ft handmatig opgegeven (terwijl het systeem 0 had berekend).

De belangrijkste velden in het invoerscherm "Containermatrix" zijn:

  • Aantallen 20-29 ft, geladen en lege containers (aantallen zijn inclusief eventuele containers <20ft).
  • Aantallen 30-39 ft, geladen en lege containers.
  • Aantallen 40 ft en langer, geladen en lege containers.

U kunt via de knop "Berekende waarden gebruiken" de aantallen ook door het systeem laten bepalen, waarbij de aantallen worden bepaald aan de hand van de ingevoerde ladingregels met containers voor deze reis. Als u dat vervolgens handmatig aanvult of wijzigt zal het systeem dat onthouden en aangeven dat de containermatrix handmatig is gewijzigd. Indien de containermatrix handmatig is aangepast zal het systeem bij het toevoegen/wijzigen van ladingregels opnieuw vragen of de containermatrix uitgerekend moet worden. Na bevestiging zal het systeem opnieuw een telling uitvoeren en uw handmatige toevoegingen zullen worden overschreven.

Na het afronden van de ladinginvoer, kunt u de seinvoering laten bepalen via de knop "Seinvoering bepalen" bovenaan de sectie Reis van het invoerscherm voor de reis.

Tenslotte kunt u de ingevoerde reis opslaan via de knop "Reis opslaan" Voorbeeldscherm de knop "Reis opslaan" (rechtsonder). Mocht u de invoer niet willen opslaan, dan kunt u terug naar het overzicht via de knop "Overzicht" Voorbeeldscherm Terug naar reisoverzicht (eventueel aangepaste reisgegevens NIET opslaan) (linksboven), waarbij na het bevestigen van de vraag, natuurlijk al uw laatste aanpassingen voor deze reis verloren zullen gaan.

<naar boven>

Aanmelden reis (versturen berichten)

Nadat u een reis heeft ingevoerd of gewijzigd, kunt u deze elektronisch aanmelden via de knop "Aanmelden" in de reis (reis eerst openklappen).
In het hoofdscherm worden reizen waarvoor een actie gewenst is gemarkeerd (o.a. reizen die aangemeld kunnen worden), door een symbool (zie rode omkadering).

Voorbeeldscherm aanmelden reis 
Voorbeeld: aan te melden reis, gemarkeerd (reis eerst openklappen, om te kunnen aanmelden)

U kunt reizen openklappen, door op de reis ergens in het witte vlak te klikken vanuit het bovenstaande scherm "Overzicht", waarna u de diverse mogelijke bewerkingen op die reis kunt terugvinden (de diverse knoppen). Afhankelijk van de toestand van de reis zullen bepaalde knoppen wel of niet beschikbaar zijn.

Voorbeeldscherm Reis bewerken (o.a. reis aanmelden) 
Voorbeeld: reis bewerken (o.a. aanmelden)

De reis aanmelden/versturen doet u door het kiezen van de knop "Aanmelden" (in de opengeklapte reis), waarna het scherm "Aanmelden" verschijnt.

In het onderstaande aanmeldscherm kunt u via de knop "Nieuw adres toevoegen" eventueel een of meer eigen e-mailadressen opgeven, waar het EDI-bericht (in kopie) naar toe zal worden gestuurd (deze CC-functie zal doorgaans alleen in speciale gevallen nodig zijn).

Voorbeeldscherm reis aanmelden 
Voorbeeld: reis aanmelden (versturen)

Nadat u op de knop "Aanmelden" heeft gedrukt, zal het bericht worden verstuurd en doorloopt BICS in hoofdlijnen het volgende proces:

Voorbeeldscherm reis aanmelden, het berichtenproces 
Stroomdiagram aanmelden reis (versturen van berichten)

 Let op: om daadwerkelijk berichten te kunnen versturen moet de communicatiestatus (links bovenaan) op "Goede verbinding" staan. Als er geen verbinding is (bijv. communicatiestatus = "Slechte verbinding"), dan zal het systeem in de status "Bezig met aanmelden" blijven staan, net zolang totdat er verbinding is en er een poging gedaan kan worden het bericht te versturen. Zet indien nodig de communicatie handmatig op "Goede verbinding" om dit proces "Bezig met aanmelden" eventueel af te laten breken en de reis "vrij" te maken, zodat u deze eventueel kunt corrigeren en of afsluiten.

De status van de reis zal na het kiezen van "Aanmelden" veranderen van "Gepland" naar "Bezig met aanmelden", zoals in onderstaande figuur:

Voorbeeldscherm "Bezig met aanmelden" van de reis

 Let op: u kunt op een reis in de status "Bezig met aanmelden" GEEN bewerkingen uitvoeren, zolang van de betreffende autoriteit nog geen antwoord op de aanmelding is ontvangen. Bepaalde autoriteiten sturen geen antwoorden terug. In dat geval zal de reis direct na het succesvol versturen van het bericht in de status "Aangemeld" komen.

Na de status "Bezig met aanmelden" zijn er de volgende mogelijkheden:

  • Bericht succesvol afgeleverd in de postbus, het veld "Verzonden" is nu ingevuld met een datum tijd.
    Afhankelijk of BICS wel of geen antwoord ontvangt, zal de status "Bezig met aanmelden" blijven totdat er een antwoord is ontvangen (dit kan ruim 5 tot 15 minuten duren, afhankelijk van uw instellingen).
    Als BICS geen antwoord verwacht (bijv. in Duitsland), dan zal de reis direct na het succesvol verzenden in de status "Aangemeld" komen.
    Als BICS wel een antwoord verwacht (bijv. in Nederland), dan zal de reis pas in de status "Aangemeld" komen als ook een positief antwoord is ontvangen.
    In het geval dat BICS een antwoord verwacht en "Bezig is met aanmelden" (bericht verzonden en BICS wacht op het antwoord), heeft u ook de mogelijkheid een handmatig antwoord te genereren via een van de links "Handmatig bevestigen" of "Handmatig weigeren" in het onderstaande scherm  (optie alleen gebruiken in geval van storingen).
    Voorbeeldscherm "Bericht verzonden" (wacht op antwoord)
    Zodra er een positief antwoord is ontvangen, dan zal de datumtijd worden ingevuld bij het Antwoord en is de reis Aangemeld, zie onderstaand scherm.
    Voorbeeldscherm "Reis aangemeld" (positief antwoord)
    Als een negatief antwoord is ontvangen, dan wordt ook de datumtijd ingevuld, maar is het bericht geweigerd en zal de reis de status "Niet aangemeld" krijgen.
  • Bericht geweigerd, het is niet gelukt het bericht af te leveren / te versturen (meestal door een foute instelling, time-out of communicatiestoring) en er zal geen datumtijd worden ingevuld bij het antwoord. Indien u een negatief antwoord heeft ontvangen (zie hierboven), zal het bericht worden geweigerd, maar is bij het antwoordveld dan wel een datumtijd ingevuld.
    Als het bericht niet afgeleverd kan worden of geweigerd / afgekeurd wordt, dan komt de reis in de status "Niet aangemeld", zie onderstaand scherm.
    Voorbeeldscherm Reis niet aangemeld (bericht geweigerd)
    In de communicatielogging (\BICS2\current\log\comm) kunt u eventueel terugvinden wat de oorzaak is van de weigering en-/of communicatiefouten.
    Als het u niet lukt om het bericht te versturen, neemt u dan contact op met de BICS-helpdesk voor ondersteuning.

Na het afronden van de status "Bezig met aanmelden", zal de reis uiteindelijk in de status "Aangemeld" of "Niet aangemeld" komen te staan (zie ook het "Stroomdiagram").

Voorbeeldscherm reis succesvol aangemeld, kan nu weer worden bewerkt. 
Voorbeeld: reis in de status "Aangemeld", waarbij de reis nu weer kan worden bewerkt (wijzigen, annuleren, heraanmelden of sluiten).

Als de reis in de status "Aangemeld" staat, dan kunt u de reis eventueel annuleren via de knop "Annulering melden" of opnieuw aanmelden bij een andere vaarwegautoriteit via de knop "Heraanmelden" (zie Heraanmelden).

Als de reis in de status "Aangemeld" of "Niet aangemeld" staat, kunt u de reis indien nodig wijzigen via de knop "Wijzigen" en eventueel corrigeren om daarna de wijziging opnieuw aan te melden (via de knop "Wijzigingen melden"). Of u kunt de reis sluiten via de knop "Sluiten", waarbij de reis dan in het tabblad "Gesloten" komt te staan en niet meer te bewerken is. Overigens worden reizen voor hetzelfde schip, indien mogelijk, automatisch gesloten door de BICS-applicatie en wel zodra u een nieuwe reis voor dat schip aanmeldt (de zgn. "Auto close functionaliteit" van BICS).

Voorbeeldscherm "Reis gesloten", kan nu NIET meer worden bewerkt. 
Voorbeeld: reis in de status "Gesloten", waarbij de reis niet meer kan worden bewerkt.

Als de reis tenslotte gesloten is, kunt u de reis terugvinden onder het tabblad "Gesloten" in het overzicht en is deze niet meer te bewerken. Wel kunt u de reisgegevens afdrukken, kopiëren om een nieuwe reis aan te melden en-/of exporteren (ter archivering en of eventueel hergebruik).

Indien u meldplichtig bent en u niet kunt voldoen aan de E-Meldplicht met BICS, dan kunt u voor ondersteuning 24 uur per dag en 7 dagen in de week gebruikmaken van de BICS-helpdesk (buiten de genoemde openingstijden alleen voor noodgevallen met de E-Meldplicht in combinatie met BICS).

<naar boven>

Inzien reis- en ladinginformatie (reis afdrukken of e-mailen)

De complete informatie van een reis kunt u altijd inzien via het transportdocument. Op het transportdocument, dat u kunt afdrukken (als PDF-document) of e-mailen, kunt u alle reis-, lading- en communicatie (berichten) informatie terugvinden.

Afdrukken van het transportdocument doet u vanuit het onderstaande (opengeklapte) scherm voor het bewerken van de reis, via de knop "Afdrukken":

Voorbeeldscherm reis bewerken (o.a. afdrukken) 
Voorbeeld: reis bewerken (o.a. afdrukken)

Bij het afdrukken kunt u kiezen uit de volgende formaten:

  • Transportdocument, bevat alle informatie over de reis-, lading- en berichtencommunicatie (zeer bruikbaar als u alle informatie van uw reis en lading overzichtelijk op papier wilt hebben).
  • CMNI document, vervoersdocument conform de CMNI-standaard (optie alleen mogelijk als u ook lading heeft ingevoerd).

Voorbeeldscherm reis afdrukken 
Voorbeeld: Reis afdrukken als PDF-document of e-mailen

De op deze manier aangemaakte (afgedrukte) PDF-documenten kunt u doorgaans als PDF bestand terugvinden ("CMNI xxxxxx.pdf" of "TRANSPORT xxxxxx.pdf") in de downloadsectie van uw browser en of in de bijbehorende downloadmap op het systeem.

 

In de handleidingen, te vinden in de sectie "Gebruik van BICS => Handleidingen" kunt u meer informatie nalezen over het gebruik van BICS.

<naar boven>


 

Logging versturen en versie-informatie BICS inzien

Indien er problemen zijn met het aanmelden van reizen en of het overige gebruik van BICS, dan kunt u altijd contact opnemen met de BICS-helpdesk. In de meeste gevallen zal de helpdesk vragen om de logging van BICS op te sturen (graag alleen op aanvraag van de helpdesk de logging opsturen).

Het opsturen (mailen) van de logging aan een vrij op te geven e-mailadres kunt u vanuit BICS doen, via de optie Help (rechtsboven). U krijgt na het aanklikken het volgende scherm te zien:

Voorbeeld van het BICS helpscherm (logging versturen) 
Voorbeeld: helpscherm BICS (logging versturen)

Vanuit het bovenstaande scherm Help (about) kunt u zien welke versie van BICS u gebruikt, de releasenotes inzien en de logging versturen. Het versienummer van BICS en de releasenotes zijn te vinden aan de linkerkant van het scherm.

De te versturen logging is als volgt onderverdeeld:

  • Communicatielog: communicatie gerelateerde logging, o.a. fouten over het versturen, ontvangen van berichten via de RWS berichtendienst en of andere geconfigureerde berichtendiensten (mailservers).
    (de communicatielogging is meestal te vinden in de directory \BICS2\current\log\comm)
  • Applicatielog: systeemlogging over de werking van de applicatie, o.a. fouten over import- en exportacties.
    (de applicatie logging is meestal te vinden in de directory \BICS2\current\log\system)
  • Updatelog: logging over de updateacties, o.a. referentiegegevens updates en applicatie updates.
    (de updatelogging is meestal te vinden in de directory \BICS2\current\log\update)

U kunt de logging voor de BICS-helpdesk adresseren aan: helpdesk@bics.nl (of een ander opgegeven adres).
De gekozen logging zal door BICS als zipbestand (gecomprimeerd) worden verstuurd met daarin alle beschikbare logging uit de genoemde directory van de gekozen categorie.

U kunt zelf de logging (eventueel) inzien door de logbestanden op de opgegeven directories (via een verkenner) te openen of door ze aan uzelf te mailen.

<naar boven>