Enkele belangrijke instellingen van BICS

Deze pagina helpt u om snel aan de slag te gaan met het instellen en configureren van BICS na installatie. Enkele belangrijke veel gebruikte instellingen worden beschreven.

Tip: u kunt de tekst ook op papier afdrukken via de afdruksymbolen bovenaan dit scherm.

Klik op één van de onderstaande onderwerpen. Via de aanduiding <naar boven> komt u weer terug bij deze lijst met onderwerpen.

• Enkele belangrijke instellingen:
  • Voorkeuren instellen (o.a. voorkeurschip).
  • Eigen wachtwoord instellen (inloggen op BICS).
  • Extra BICS-gebruikers aanmaken of wijzigen.
  • Het BICS-berichtendienstaccount en-/of contactgegevens wijzigen..
  • Eigen mailaccount als extra berichtenaccount configureren.
  • Datacommunicatie handmatig instellen, aan- of uitzetten.

Op de pagina "Gebruik van BICS => Handleidingen" kunt u de gebruikershandleidingen en documentatie terugvinden.

Enkele belangrijke instellingen

Hieronder worden de belangrijkste instellingen en configuratiemogelijkheden beschreven, zoals de voorkeuze van uw (vaste) schip, het aanmaken van nieuwe BICS-gebruikers, het wijzigen van uw BICS-accountgegevens en het instellen van uw eigen e-mailadres.

Voorkeuren instellen (o.a. voorkeurschip)

Via de optie "Instellingen -> Gebruikersinstellingen" kunnen enkele voorkeuren per gebruiker worden ingesteld, zoals:

• Account: het wachtwoord veranderen voor de ingelogde (actieve) gebruiker: uzelf.
• Voorkeuren: hiermee kunt u bepaalde voorinstellingen voor de invoer instellen (o.a. voorkeuze-instelling van het schip).
• Taal: hiermee verandert u de taalinstelling voor de actieve (ingelogde) gebruiker. Deze 'ziet' BICS dan in de eigen taal, nadat hij is ingelogd. Dat kan een andere zijn dan de taal waarin BICS is geïnstalleerd. Na het instellen en bevestigen van de wijziging wordt u uitgelogd en moet u opnieuw inloggen.

Voorbeeld: instellingenscherm van BICS (voorkeuren instellen)

Via de middelste optie "Voorkeuren" kunt u o.a. de naam van uw schip als voorinstelling kiezen. Dat geldt ook voor de transportvorm. Voorkeuren instellen gaat via het onderstaande scherm.

 
Voorbeeld: gebruikersvoorkeuren instellen

Het geselecteerde schip en de transportvorm worden na het opslaan voor deze gebruiker, voortaan als voorkeuze getoond en ingevuld bij het invoeren van reizen. Het ingestelde voorkeurschip (naam en nummer) is ook te zien rechtsboven in het hoofdscherm.

Bent u schipper en vaart u meestal met hetzelfde schip, dan, raden wij aan om uw eigen schip als voorkeuze in te stellen, zodat deze gegevens worden voor ingevuld bij het invoeren van reizen.

De voorinstelling die u kiest als "Standaard vorm van transport", is van invloed op de schermen bij het invoeren van ladinggegevens.

• Bulk: het vervoer van droge bulkgoederen, doorgaans verder onverpakt en direct geladen in het laadruim van het schip (zie Goederen, invoerscherm "Bulk").
• Container: het vervoer van containers, waarbij in de containers gevaarlijke of niet-gevaarlijke goederen kunnen zitten (zie Goederen, invoerscherm "Container").
• Tanker: het vervoer van natte bulkgoederen, doorgaans geladen in een of meer van de tankruimtes in het schip (zie Goederen, invoerscherm "Tanker").

De optie "Weergave" is vooringesteld op "Basis" (basismodus). Wij raden aan dit zo te laten. De optie "Geavanceerd" is niet van toepassing voor normaal gebruik. Deze weergavemodus is bedoeld voor het kunnen versturen van aanvullende berichten, zoals een compleet reisplan bestaande uit 1 of meer deelreizen.

Nadat u de instellingen heeft gewijzigd, worden deze geactiveerd. Eventueel dient u opnieuw in te loggen, bijv. als u de taal heeft gewijzigd.

<naar boven>

Eigen wachtwoord instellen (inloggen op BICS)

Na installatie van BICS wordt automatisch een standaardgebruiker aangemaakt (gebruiker "bics2" met het wachtwoord "bics2"). Deze ‘standaardgebruiker’ heeft beheerdersrechten en kan alle instellingen in BICS wijzigen.

 Tip: wij adviseren om de standaardgebruiker "bics2" direct na installatie te wijzigen - met name het wachtwoord. Zeker als uw computer in een omgeving staat waar onbekenden toegang tot de pc hebben of als een pc deel uitmaakt van een (kantoor)netwerk.

Voor het instellen/wijzigen van een wachtwoord moet u ingelogd zijn. Instellen gaat via de optie "Instellingen => Gebruikersinstellingen => Account". 

 
Voorbeeld: instellingenscherm van BICS, het eigen wachtwoord aanpassen (via de "Account" optie)

Na het kiezen van de optie Account => Wijzigen, kunt u het eigen wachtwoord voor de ingelogde gebruiker aanpassen. Het wachtwoord moet minimaal 5 karakters lang zijn.

<naar boven>

Extra BICS-gebruikers aanmaken of wijzigen

In de BICS applicatie kunt u diverse eigen gebruikers met hun eigen rechten (toestemmingen) en instellingen aanmaken of wijzigen, als u daarvoor de 'administrator' rechten heeft . Na installatie van BICS wordt automatisch een standaardgebruiker en groep aangemaakt, te weten: gebruiker "bics2" met het wachtwoord "bics2" en de groep "bics2_administrators" met alle rechten (zie ook eigen wachtwoord aanpassen).

De (extra) BICS-gebruikers kunnen onder hun eigen naam inloggen op BICS en hebben dan toegang tot de door u toegekende functies. Het configureren van de rechten (toestemmingen) doet u via het definiëren van groepen, via de optie "Administratieve gegevens => Groepen" en vervolgens koppelt u bepaalde gebruikers aan een groep.

Elke BICS-gebruiker heeft onder andere de volgende eigen configuratie-opties:

• Gebruikersnaam en (door gebruiker te wijzigen) wachtwoord.
• Functionaliteiten conform de definitie van de Groep waaraan die gebruiker is toegekend.
• Werken met een specifiek schip (het standaard schip).
• De taal van de gebruikersinterface (nadat hij is ingelogd).

Het toevoegen of bewerken van gebruikers kunt u doen via de onderstaande optie "Administratieve gegevens => Gebruikers":
 
Voorbeeld: BICS-gebruikersadministratie (gebruikers toevoegen/bewerken)

Vanuit het bovenstaande scherm kunt u bestaande gebruikers bewerken of nieuwe toevoegen. Het bewerken van een bestaande gebruiker gaat via een van de actieknoppen () aan de rechterkant van het item.

Na het kiezen van de knop "+ Nieuwe gebruikers toevoegen" verschijnt het volgende scherm:

Voorbeeld: nieuwe gebruiker toevoegen in BICS

Voor een nieuwe BICS-gebruiker kunt u de volgende items invullen:

• Gebruikersnaam: de inlognaam van de nieuwe gebruiker, waarmee hij kan inloggen op het betreffende BICS-systeem.
• Wachtwoord: het wachtwoord voor die gebruiker (hoofdlettergevoelig). Het wachtwoord moet minimaal 5 karakters lang zijn. De gebruiker kan na inloggen zijn eigen wachtwoord aanpassen via de optie "Instellingen => Gebruikersinstellingen => Account" (zie Eigen wachtwoord instellen). 
• Casco's toegestaan: bij "Alle casco's" kan deze gebruiker de reizen voor alle casco's zien en invoeren, bij "Specifiek casco" kan de gebruiker alleen reizen zien en invoeren voor het opgegeven casco.
• Groepen: hier kunt u de gebruiker aan een gedefinieerde groep koppelen, waarmee u de rechten (beschikbare functies) van die gebruiker kunt instellen.
  Groepen kunt u in BICS via de optie "Administratieve gegevens => Groepen" bewerken. Na installatie wordt automatisch de groep "bics2_administrators" aangemaakt, met alle toestemmingen (rechten).
  Per groep kunt u de volgende toestemmingen/rechten instellen (alleen de belangrijkste opgesomd):
  • Gebruikers bewerken: het recht om de BICS-gebruikers en groepen aan te maken en of te kunnen bewerken.
  • Systeeminstellingen bewerken: het recht om de diverse systeeminstellingen te bewerken, zoals: berichtendienstaccount, geavanceerde instellingen enz.
  • Lokale referentiedata bewerken: het recht om casco's en-/of adressen aan te maken en of te bewerken.
  • Reis bewerken: het recht om reizen in te voeren en of te bewerken.
  • ERINOT verzenden: het recht om reizen aan te melden en met name het (ERINOT) reis-, ladinginformatie bericht te kunnen versturen.
  • Dossiers archiveren: het recht om afgesloten reizen te archiveren.
  • Services gebruiken: het recht om de BICS-services (voor externe applicaties) te mogen gebruiken.

Het werken met groepen en specifieke rechten is voornamelijk van belang als u met diverse gebruikers, gebruikmaakt van één BICS installatie (bijv. als een verlader in een kantooromgeving) en u de rechten per gebruikersgroep (verschillend) wilt instellen. U kunt daarbij denken aan een kantooromgeving, waarbij reizen door de administratie worden ingevoerd en door een andere gebruiker na validatie worden aangemeld.

 Let op: tijdens de installatie wordt een standaardgroep "bics2_administrators" (met alle rechten) aangemaakt, die aan de standaardgebruiker "bics2" wordt toegekend. Hiermee heeft de standaardgebruiker "bics2" initieel dan ook alle rechten!

Enkele voorbeelden van groepen:

• Een 'systeembeheerder'-groep, die alleen verantwoordelijk is voor de systeeminstellingen en gebruikersbeheer, kan uit de volgende rechten worden samengesteld:
  • 'Gebruikers bewerken', om nieuwe gebruikers aan te maken en of bestaande te bewerken.
  • 'Systeeminstellingen bewerken', om de systeeminstellingen aan te kunnen passen.
• Een groep 'administratieve krachten' voor alleen het invoeren van reizen, kan worden samengesteld uit de volgende rechten:
  • 'Lokale referentiedata bewerken', om nieuwe casco's en of adressen in te kunnen voeren.
  • 'Reis bewerken', om nieuwe reizen in te kunnen voeren of bestaande reizen te kunnen melden.
• Een 'schipper'-groep, die verantwoordelijk is voor het aanmelden van reizen, kan uit de volgende rechten worden samengesteld:
  • 'Lokale referentiedata bewerken', om nieuwe casco's en of adressen in te kunnen voeren.
  • 'Reis bewerken', om nieuwe reizen in te kunnen voeren of bestaande reizen te kunnen melden.
  • 'ERINOT verzenden', om de reis- en ladingberichten naar de vaarwegautoriteit te kunnen versturen.
  • 'Dossiers archiveren', om afgesloten dossiers te archiveren.

In de handleidingen, te vinden in de sectie "Gebruik van BICS => Handleidingen", kunt u meer informatie nalezen over het configureren van gebruikers en gebruikersgroepen met de daarbij per groep in te stellen toestemmingen (rechten).

<naar boven>

BICS-berichtendienstaccount en-/of contactgegevens wijzigen

U kunt achteraf, na installatie, uw berichtendienstaccountgegevens aanpassen of corrigeren, wanneer tijdens de installatie een fout is gemaakt of indien uw gegevens inmiddels zijn gewijzigd.

Het berichtendienstaccount wordt alleen gebruikt voor het versturen van de berichten aan de autoriteiten en het versturen van de logging. Al het andere mailverkeer (bijv het versturen van de transportdocumenten in PDF) zal worden gedaan via het extra te configureren (eigen) berichtenaccount terug te vinden in "Instellingen => Systeeminstellingen => Overige berichten account".

Uw accountgegevens in BICS, die u tijdens de installatie al heeft opgegeven, bestaan uit de volgende onderdelen:

• Berichtendienstaccount: uw BICS-account, bestaande uit gebruikersnaam en wachtwoord, die u na het insturen van een BICS-accountaanvraag, toegestuurd hebt gekregen (ofwel uw BICS-postbusgegevens).
• Contactgegevens: uw naam en adresgegevens, die o.a. in de berichten als afzender zal worden gebruikt.

U kunt deze accountgegevens aanpassen, via de optie "Instellingen => Systeeminstellingen => Berichtendienstaccount" vanuit het scherm Overzicht:

Voorbeeld: BICS-instellingen, optie "Systeeminstellingen" (berichtendienstaccount wijzigen)

 Let op: er is in het scherm "Systeeminstellingen" ook een optie "Geavanceerde instellingen", waarmee u diverse (technische) systeeminstellingen kunt aanpassen. Het gebruik van deze geavanceerde optie is alleen van belang als u bekend bent met de technische instellingen of  als de helpdesk hierom vraagt. Het aanpassen van bepaalde instellingen kan invloed hebben op de werking van BICS, eventueel ook op de hoeveelheid dataverkeer (wees daarom voorzichtig met aanpassen, doorgaans hoeft u in de "Geavanceerde instellingen" ook niets te wijzigen).

In de handleidingen, te vinden in de sectie "Gebruik van BICS => Handleidingen" kunt u meer informatie nalezen over het gebruik en het instellen van BICS.

Indien er problemen of vragen zijn over het configureren of ander gebruik van BICS, dan kunt u altijd contact opnemen met de BICS-helpdesk voor ondersteuning.

<naar boven>

Eigen mailaccount als extra berichtenaccount configureren

Wilt u de transport- of CMNI-documenten of PDF’s die BICS samenstelt rechtstreeks vanuit BICS per e-mail versturen? Bijvoorbeeld naar relaties? Dan moet u BICS 'laten weten' wat uw eigen e-mailaccount is. BICS stuurt de documenten dan automatisch via uw eigen e-mailprovider weg. Hiervoor is het nodig om na installatie in BICS een extra berichtenaccount in te stellen, met de gegevens van uw eigen provider. 

Let wel: BICS meldingen (berichten naar de autoriteiten) en logbestanden worden NIET via uw eigen e-mailprovider verstuurd, maar altijd via het BICS-berichtendienstaccount.

Om een extra berichtenaccount te kunnen instellen heeft u nodig: e-mailnaam, wachtwoord en mailserver. Deze gegevens heeft u gekregen van uw eigen internet- of e-mailprovider.

Deze eigen accountgegevens stelt u in vanuit het scherm "Overzicht". Kies de optie "Instellingen => Systeeminstellingen => Overige-berichten-account":

Voorbeeld: BICS-instellingen, optie "Systeeminstellingen", "Overige-berichten-account" (eigen provider instellen)

Na het kiezen van "Overige-berichten-account => Wijzigen" wordt het onderstaande wijzigingsscherm getoond:

Voorbeeld: Extra (eigen) berichtenaccount instellen

De belangrijkste velden in het scherm "Overige-berichten-account" zijn:

• E-mailadres: het complete e-mailadres van uw eigen provider, dat als afzender zal worden gebruikt.
• Gebruikersnaam en wachtwoord: De gebruikersnaam en wachtwoorden voor authenticatie op de opgegeven (SMTP) mailserver. Doorgaans zijn dit uw e-mailadres en wachtwoord zoals ontvangen van uw provider.
• SMTP-server: de mailserver van uw (eigen) provider en het poortnummer van de server om berichten te kunnen versturen. Selecteer het vakje "Beveiligd" als de communicatie via een (beveiligde) SSL-verbinding verloopt.

Na het invullen van de gegevens drukt u op "Opslaan" en is uw "Overige berichtenaccount" geconfigureerd. U kunt nu bijvoorbeeld (afgedrukte, af te drukken) transportdocumenten van uw ingevoerde reizen mailen.

 Let op: om mails te kunnen versturen dient uw netwerk wel het verkeer naar de opgegeven (SMTP) mailserver en de poort door te laten. In dit voorbeeld 465. Als dit verkeer niet mogelijk is kunnen geen e-mails vanuit de BICS-applicatie worden verstuurd.

Meer informatie is te vinden via "Gebruik van BICS => Handleidingen".

<naar boven>

Datacommunicatie handmatig instellen, aan- of uitzetten

BICS maakt gebruik van zogenaamde services, die op de achtergrond op uw computer draaien. Deze services verzorgen diverse taken, zoals versturen en ontvangen van berichten en controleren of er updates beschikbaar zijn. Dit betekent dat deze activiteiten gewoon doorgaan zolang de computer aanstaat, ook al bent u uitgelogd, of hebt u BICS gesloten. Dit houdt in dat de datacommunicatie ten behoeve van BICS doorgaat. Ook als het niet echt nodig is.

 Tip: Op bepaalde tijden of in bepaalde situaties is datacommunicatie niet nodig of wenselijk. Bijvoorbeeld om onnodig mobiel dataverkeer te voorkomen. Daarom wordt hieronder beschreven hoe u de communicatie handmatig kunt instellen, dus aan- of uitzetten. Anderzijds kunt u BICS ook dwingen een slechte verbinding te gebruiken. Zo kunt u toch geforceerd communiceren.  

BICS-communicatie handmatig instellen: klik op de link  in de linkerbovenhoek van het BICS hoofdscherm. Daarna kunt u het gewenste verbindingsniveau, de communicatiestatus instellen:

 
Voorbeeld: verbindingsniveau, communicatiestatus instellen.

Het verbindingsniveau (de gewenste communicatiestatus) kent verschillende instellingen met de volgende betekenis:

• Verbindingsniveau automatisch bepalen: deze instelling geeft aan dat BICS van tijd tot tijd via een meting vaststelt hoe de kwaliteit van de beschikbare internetverbinding is.
  Toelichting: de verbindingsmeting doet BICS op basis van het zogenaamde pingprotocol. Als uw (bedrijfs-)netwerk dit protocol niet toestaat of niet doorlaat, dan zal de verbinding bij deze keuze altijd uitkomen op de status "Slechte verbinding" = geen communicatie mogelijk. U kunt dan geen berichten versturen en geen updates ophalen, ondanks dat er wellicht wel communicatie mogelijk is. Doordat het ping protocol niet is toegestaan, 'denkt' BICS dat er geen verbinding is en zal BICS ook geen pogingen meer doen om te communiceren. Hierdoor blijven alle nog te versturen berichten als het ware "hangen". Hetzelfde geldt voor updates en of downloads.
   Tip: als u vermoedt dat het pingprotocol problemen geeft op uw netwerk, terwijl een veilige (secure) mail en http communicatie via internet wel mogelijk zijn (zie ook de "Minimale systeemeisen"), dan moet u de verbinding handmatig op "Goede verbinding" instellen. Daarmee 'dwingt' u BICS om te communiceren, berichten uit te wisselen en updates op te halen.
• Slechte verbinding: deze indicatie geeft aan dat er geen berichtenverkeer mogelijk is. Ook worden eventuele updates niet opgehaald. Mogelijk is er geen internetverbinding of mobiele dekking. Mogelijk zijn er andere technische problemen (zie ook hierboven). Als de verbinding op "automatisch bepalen" staat ingesteld, zal de status automatisch wijzigen zodra er weer een (goede) verbinding is.
   Tip: de optie "Slechte verbinding" kunt u ook "handmatig" instellen, om onnodig data verkeer te voorkomen. Of om de communicatie uit te zetten als u BICS toch niet gebruikt. Vergeet niet de status weer terug te zetten op "automatisch bepalen" als u de BICS-verbindingen weer wilt gebruiken.
• Matige verbinding: geeft aan dat er beperkte communicatie mogelijk is: wel berichtenverkeer, geen updates.
• Goede verbinding: geeft aan dat volledige communicatie mogelijk is. BICS zal in deze toestand dan ook altijd proberen berichten te versturen en eventuele updates te downloaden. Mocht het communiceren niet lukken, dan zal BICS een foutmelding geven. De optie "Goede verbinding" kunt u eventueel ook handmatig instellen, om BICS toch geforceerd te laten communiceren. BICS zal dan altijd proberen berichten te versturen en updates op te halen.
   Tip: soms is het nodig om handmatig een "Goede verbinding" in te stellen. Ook al is er geen verbinding of communicatie mogelijk!
  Bijvoorbeeld, als de verbindingsstatus bij het aanmelden van een reis blijft staan op "Bezig met aanmelden". Hierdoor is die reis -tijdelijk- niet bereikbaar voor wijzigingen of andere acties. Door BICS nu te dwingen communicatie toe te staan, wordt het proces "aanmelden" afgerond (welliswaar met een eventuele communicatiefout) en komt het dossier weer beschikbaar (of het bericht nu wel of niet is verstuurd). Hierna kunt u het dossier weer bewerken of afsluiten en verwijderen.

Wij adviseren u om de status van de verbinding standaard in te stellen op "Verbindingsniveau automatisch bepalen".

Dit geldt niet voor netwerken die het pingprotocol niet doorlaten. BICS 'denkt' dan dat er geen communicatie mogelijk is, terwijl er wellicht wel internet- of berichtencommunicatie beschikbaar is. Voor dergelijke netwerken adviseren wij om de verbinding altijd handmatig in te stellen op "Goede verbinding". Hiermee wordt de communicatie geforceerd. Zie ook de toelichting en de tip bij "Verbindingsniveau automatisch bepalen".

 versus  
Voorbeeld: communicatiestatus, "Goede verbinding" versus "Slechte verbinding" (geen communicatie).

 Let op: na herstarten van uw BICS computer, staat het verbindingsniveau altijd weer op "Verbindingsniveau automatisch bepalen".

<naar boven>